Formulieren

Het gebruik van formulieren zorgt ervoor dat gegevens uit tabellen en query’s op een aantrekkelijke manier voorgesteld worden en efficiënt te bewerken zijn. Gegevens die je in formulieren invoert of wijzigt komen altijd in een onderliggende tabel terecht..

4.1    Een Wizard-formulier ontwerpen

Met formulier-wizards beschik je over een aantal voorgedefinieerde formulieren, waarop een aantal ontwerp-taken reeds zijn uitgevoerd. Het formulier dat je op deze manier maakt, wordt onmiddellijk gekoppeld aan een welbepaalde groep records.

1. Ontwerp m.b.v. de wizard een formulier in "kolomvorm" waarbij je alle velden van de tabel: tblUitgeverijen in het formulier opneemt. Als opmaakprofiel en titel mag je de keuze behouden die de Wizard je voorstelt. Open tenslotte het formulier met gegevens. We gaan als volgt te werk:
   
   Activeer het tabblad "Formulier" in het databasevenster en kies de knop Nieuw.
   
   Je verkrijgt het dialoogvenster "Nieuw formulier", waar je in de keuzelijst mag kiezen voor Wizard Formulier. In de keuzelijst met invoervak moet je de tabel (of query) selecteren waarop het formulier moet gebaseerd zijn (in ons voorbeeld: tblUitgeverijen).
2.  Klik vervolgens op "OK". Je komt dan in het volgende dialoogvenster.
   
   
3. Je hoeft in een formulier niet alle velden uit een tabel op te nemen. Gebruik de knop > om veld per veld te selecteren of >> om alle velden tegelijk te selecteren. Met de knoppen < en << kan je één of alle velden terug uit de veldlijst voor het formulier weghalen. De velden die in Geselecteerde velden overblijven worden in het formulier opgenomen. Klik op "Volgende" om naar een volgend scherm te gaan.

   

    De keuze In kolomvorm plaatst de velden netjes onder elkaar op het scherm met links telkens de veld-naam (=Label) en ernaast de inhoud van het veld (=Tekstvak).
   
   De keuze In tabelvorm plaatst de velden naast elkaar op het scherm. De veldnamen verschijnen als titels boven de veldkolommen.
   
   Klik op Volgende om naar een volgend scherm te gaan

   

   Selecteer hier het opmaak-profiel. Er zijn meerdere keuzes. De Wizard toont je bij elk van de keuzes een voorbeeld. Eénmaal beslist, klik je op Volgende om naar een volgend scherm over te schakelen.
   
   In het laatste scherm geven we het formulier een naam ("Invoeruitgeverijen")
   
   Klik op Voltooien als je klaar bent.

   Wanneer we het formulier zelf bekijken merk je op dat de tekstvakken (= de vakken die de inhoud van de velden weergeven) kunnen ingevuld worden. Deze vakken veranderen als we via de recordaanwijzer naar een volgend record gaan. De tekst die voor elk record gelijk blijft zijn de labels. Een label wordt bijvoorbeeld ook gebruikt om een titel aan het formulier toe te voegen. In het formulier naar een volgend veld gaan kan door gebruik te maken van de enter-toets of de Tab-toets of door met de muis in het desbetreffende veld te klikken.
   
   Sluit je formulier. Het formulier wordt in je databasevenster bewaard onder de naam "Invoeruitgeverijen".

4. Het formulier kun je nu gebruiken om nieuwe records toe te voegen. Pas op: het formulier houdt rekening met de veldeigenschappen van de tabelstructuur (bijvoorbeeld de standaardwaarde, invoermasker, notatie, validatieregel,...). Als je dus gegevens intikt die niet voldoen aan de veldeigenschappen van het tabel-ontwerp kun je in je formulier nooit naar een ander record vooraleer je de gegevens correct ingevoerd hebt.
5. Ga naar een nieuw record in je formulier en voeg deze uitgeverijen toe (via de knop of via <Invoegen> <Records>:

Je kunt een formulier in 3 weergaven bekijken (via de knop formulierweergave ):

• • ontwerpweergave
  • formulierweergave
  • gegevensbladweergave

Vanaf het databasevenster (te activeren via de functietoets F11) kom je rechtstreeks in de ontwerpweergave, door het formulier te selecteren en te klikken op de knop Ontwerpen; je komt in de formulierweergave door te klikken op de knop Openen. Bekijk het formulier: frmInvoeruitgeverijen in deze 3 weergaven.

4.2    Zelf een formulier samenstellen: basisprincipes

4.2.1    De verschillende delen van een formulier

Nadat we een formulier bekeken hebben zullen we nu zelf een formulier opbouwen. Het maken van een nieuw formulier — op basis van een tabel of een query — start zoals aangegeven in "Een Wizard-formulier" ontwerpen Kies als onderliggende tabel of query: tblBoeken en opteer nu voor Ontwerpweergave i.p.v. Wizard Formulier.

Bewaar regelmatig je formulier (naam: frmInvoerboeken)

Formulieren worden onderverdeeld in 5 secties:

• de formulierkoptekst, die de titel van het formulier bevat ;
• paginakoptekst ;
• de detailsectie, die de eigenlijke gegevens bevat ;
• paginavoettekst ;
• de formuliervoettekst.

De kern van een formulier is de detailsectie: deze is altijd aanwezig. Je kan de detailsectie vergroten/verkleinen door de randen ervan te verslepen in de gewenste richting.

De kop- en de voetteksten verkrijg je via het menu Beeld Formulierkoptekst/-voettekst en Beeld paginakoptekst/-voettekst. 

Opdracht: Kies in het menu Beeld de optie Formulierkoptekst/-voettekst.

4.2.2     Besturingselementen in je formulier opnemen

4.2.2.1    Soorten besturingselementen

Formulieren bestaan uit afzonderlijke besturingselementen.
Sommige besturingselementen dienen voor de weergave van de informatie in de tabellen (bijvoorbeeld in tblUitgeverijen: de naam van een uitgeverij, wat voor elke record verandert) terwijl andere besturingselementen statische informatie weergeven (bijvoorbeeld de titel van je formulier).

Elk besturingselement kun je selecteren door erop te klikken. Elk type besturingselement beschikt ook over een eigen verzameling eigenschappen. (zie verder).

Besturingselementen kunnen afhankelijk, niet-afhankelijk of berekend zijn.

        Afhankelijk besturingselement

Een besturingselement dat zijn oorsprong heeft in een bepaalde gegevensverzameling (tabel of query), is een afhankelijk besturingselement. Met zo'n besturingselement kun je velden in de gegevensverzameling weergeven of bijwerken. Voorbeelden hiervan zijn tekstvakken, keuzerondjes, selectievakjes, ...

        Niet-afhankelijk besturingselement

Een besturingselement dat volledig zelfstandig is van een tabel is een niet-afhankelijk besturingselement. Dergelijke elementen worden voornamelijk gebruikt om informatie op het formulier weer te geven of om de lay-out van het formulier te verbeteren. Voorbeelden hiervan zijn labels, rechthoeken, lijnen, ...

        Berekend besturingselement

Een besturingselement waarvan de inhoud berekend werd door middel van een expressie (rekenkundige of logische formules) is een berekend besturingselement.

4.2.2.2    Een label toevoegen

Met een label kun je beschrijvende tekst toevoegen aan het formulier. Hiermee voeg je bijvoorbeeld een titel, een bijschrift of een korte instructie toe. Een label is altijd niet-afhankelijk. De tekst in het label is voor alle records identiek ("Statisch").

Maak een label met als tekst "Invoer van boeken" in de formulierkoptekst.

De kleine blokjes gebruik je om de tekst-vakken te vergroten of te verkleinen door een klein blokje te slepen. Het groter blokje in de linkerbovenhoek dient om het besturingselement te verplaatsen. Plaats hiervoor de muispointer op het blokje (de muispointer verandert in een hand met een uitgestoken wijsvinger) en sleep het naar een andere plaats.

4.2.2.3    Een tekstvak toevoegen dat gekoppeld is aan een veld in een tabel (= afhankelijk tekstvak).

Om een afhankelijk tekstvak te maken moet je vanaf de beginfase van het formulierontwerp opgeven vanuit welke gegevensverzameling (tabel of query) de velden moeten worden geselecteerd. Hiervoor moet je in het dialoogvenster "Nieuw formulier", de naam opgeven van de tabel of query die als basis dient voor het formulier. Wij hebben reeds als gegevensverzameling tblBoeken gekozen.
Klik in de werkbalk op de knop Lijst met velden (of via Beeld Lijst met velden.... Het venster met de veldenlijst verschijnt. Kies het eerste veld (Volgnummer) en sleep het naar de linkerbovenhoek van de detailsectie van het formulier. De positie van het symbool dat aan de muisaanwijzer "hangt" geeft de linkerbovenhoek van het tekstvak aan (niet de label), indien je de muisknop loslaat. Naast het tekstvak wordt automatisch een label toegevoegd, met de naam van het veld of het bijschrift.

Probeer vervolgens Vakcode ongeveer op dezelfde hoogte van Volgnummer in de detailsectie van het formulier te plaatsen.

Meerdere velden kun je selecteren met de Shift-toets of de Ctrl-toets. Selecteer de overige velden en plaats ze onder Vakcode. Om alle velden te selecteren kun je dubbelklikken op te titelbalk.

4.2.2.4    Een berekend besturingselement toevoegen

In een formulier kan je allerlei berekeningen (expressies) opnemen die niet als een veld in de tabel of query opgenomen zijn maar die gewoon in het formulier zelf berekend worden. Hiervoor gebruik je de knop Tekstvak uit je Werkset en je duidt de plaats aan in het formulier waar de berekende waarde moet komen. Een tekstvak krijgt automatisch ook een label mee, dat je kan verplaatsen of verwijderen. Je kan de naam van het label ook veranderen. In het tekstvak verschijnt "Niet-afhankelijk" om aan te duiden dat de berekening niet uit een onderliggende tabel of query afkomstig is.

Net als in queries kan de expressie veldnamen bevatten (tussen vierkante haken), rekenkundige operatoren, functies en constanten (bvb. 21%). Je kan ook het & teken gebruiken. Met deze operator kun je verschillende operanden die uit tekens bestaan aan elkaar voegen. Hou er rekening mee dat expressies met een = teken beginnen!

In plaats van rechtstreeks in je tekstvak de expressie in te tikken kan je ook de eigenschappen van het tekstvak openen en naast de eigenschap Besturingselementbron de expressie intikken.

De bestelling van een te kopen boek is gelijk aan het verschil tussen de minimumvoorraad en de voorraad. Voeg in frmInvoerboeken een teksvak toe om dit te berekenen


Maak een berekend tekstvak om de huidige datum en tijd van de systeemklok weer te geven. Verander de label van het nieuwe tekstvak in Datum/tijd.

4.2.3     Opmaak van het formulier

4.2.3.1    Aanpassen van de kleuren, randen, Lettertype en Lettergrootte .

Het label dat je als titel in de formulierkoptekst hebt geplaatst moet als lettertype "Times New Roman", puntgrootte 26 krijgen. Pas vervolgens de grootte van je label aan het nieuwe lettertype aan. Als achtergrond kiezen we de kleur geel en als tekstkleur rood. Je mag ook een zwarte dikke rand rond het besturingselement plaatsen. Tenslotte moet je het label centreren in de formulierkoptekst (door het te verplaatsen).

Maak hierbij gebruik van de werkbalk "Opmaak":

Bespreking van de werkbalk "opmaak":

Om het lettertype van meerdere besturingselementen tegelijk aan te passen moet je ze eerst allemaal selecteren.

Pas nu de volgende lay-out toe op de besturingselementen van je formulier:

4.2.3.2    Besturingselementen uitlijnen

Je kan de besturingselementen op het raster uitlijnen en je kan ze op elkaar uitlijnen.

• • Besturingselementen op het raster uitlijnen.

Via het menu Beeld Raster bepaal je of het raster zichtbaar of onzichtbaar is.
Via het menu Opmaak Op raster uitlijnen bepaal je of nieuwe besturingselementen automatisch op het raster uitgelijnd zullen worden.

• • Besturingselementen horizontaal op elkaar uitlijnen.

Selecteer een Tekstvak en verplaats het naar beneden, zodat het Label horizontaal niet meer op dezelfde hoogte als het Tekstvak staat. Selecteer vervolgens zowel het Label als het tekstvak en kies het menu opmaak uitlijnen :

boven is bovenkant van het hoogste besturingselement (namelijk het label);
onder is onderkant van het laagste besturingselement (namelijk het tekstvak).

Voorbeeld: resultaat van opmaak uitlijnen boven :


oorspronkelijk

uitgelijnd

Besturingselementen verticaal op elkaar uitlijnen

We kunnen besturingselementen ook verticaal op elkaar uitlijnen door de objecten die je wil uitlijnen te selecteren en Links of Rechts te kiezen uit het menu Opmaak uitlijnen. Er wordt telkens uitgelijnd op het meest linkse, respectievelijk rechtse besturingselement.

Velden uitlijnen: schots en scheef


Velden uitlijnen: netjes onder elkaar

Lijn de Labels rechts uit en de Tekstvakken links.

4.2.3.3    Formaat en afstand tussen besturingselementen aanpassen

• • Het formaat van de besturingselementen wijzigen

menukeuze: Opmaak formaat wijzigen

Maak alle labels samen even breed en alle tekstvakken samen even breed. Zorg er wel voor dat alle tekst in het formulier zichtbaar blijft.

• • De verticale en horizontale afstand wijzigen

menukeuze: Opmaak Horizontale afstand of Opmaak Verticale afstand

Met deze keuzen maak je de horizontale afstand of de verticale afstand tussen meerdere geselecteerde besturingselementen overal even groot. Je kan ook de horizontale of verticale afstand tussen de geselecteerde besturingselementen vergroten of verkleinen.

Maak de verticale afstand tussen de besturingselementen gelijk.

4.2.4     Eigenschappen van besturingselementen, secties of formulieren

Elk onderdeel van een formulier heeft bepaalde eigenschappen. Ze bepalen hoe het onderdeel er op het scherm of op papier zal uitzien, of welke waarden in een bepaald veld zijn toegelaten. Om eigenschappen aan te passen, werk je in de ontwerp-weergave. Afhankelijk van het onderdeel dat je wil aanpassen (een volledig formulier, sectie of besturingselement) klik je in de volgende gebieden:

Selecteer het eerste besturingselement in de detail-sectie van frmInvoer_boeken en klik dan in de werkbalk op de knop Eigenschappen (of via het menu Beeld eigenschappen of via het snelmenu). Plaats het venster met de eigenschappen rechts van de besturingselementen.

De titelbalk van het venster Eigenschappen vertelt ons welk soort besturingselement je geselecteerd hebt : een label, tekstvak, aankruisvakje, keuzerondje, lijn, ... Dit is zeer belangrijk om het soort besturingselement te "herkennen".

Je kunt nu van het geselecteerde onderdeel alle mogelijke eigenschappen toevoegen of verwijderen. De eigenschappen zijn in 4 groepen verdeeld.

Zeer belangrijk: het onderscheid tussen volgende eigenschappen:

• • Recordbron

• • Besturingselementbron

• • Naam

• • Bijschrift

In de helpfunctie van MS Access vind je gedetailleerde informatie over de verschillende eigenschappen. Gebruik deze helpfunctie !

4.2.5    Een keuzelijst of een keuzelijst met invoervak maken

4.2.5.1    Onderscheid tussen keuzelijst (listbox) of keuzelijst met invoervak (combobox)

Een keuzelijst is een lijst met een aantal invoermogelijkheden voor een veld. De lijst is altijd open en toont de enige mogelijke invoeropties voor het tekstvak. De lijst onder txtHuren_of_kopen (tblBoeken) bevat 2 mogelijkheden voor het veld: H of K
In een keuzelijst kan je geen nieuwe waarden toevoegen (bvb. L(enen))

Een keuzelijst met invoervak is een keuzelijst die als optie een afrollijst heeft. Als je een keuzelijst met invoervak gebruikt, kan je iets in het invoervak intypen (je kan dus nieuwe waarden toevoegen) of je kan de afrollijst gebruiken en een invoeroptie selecteren uit de afrollijst. Het veld txtPlaats hieronder gebruikt een keuzelijst met invoervak.

 

Als je wil dat de keuzelijst (met invoervak) records uit een bestaande tabel of query toont, kun je het best een query ontwerpen die velden en records toont zoals je ze in de afrollijst wil hebben.

Nadat je de Query gedefinieerd hebt, kan je deze het beste ook uitvoeren om te zien of je inderdaad de resultaten krijgt die je in de afrollijst wil zien. Sluit de Query af en sla hem op zodat je hem later aan de keuzelijst met invoervak kan toevoegen.

 

4.2.5.2    Enkele kenmerken van een keuzelijst of een keuzelijst met invoervak

• • Type Rijbron

Tabel/Query:
De rijen in de lijst zijn afkomstig uit de records in een tabel of query. Als je deze optie kiest, moet het kenmerk Rijbron de naam hebben van een tabel of een query.

Waardenlijst:
De rijen in de lijst komen uit de eigenschap Rijbron. Als je deze optie kiest, moet het kenmerk Rijbron de waarden bevatten die in de lijst getoond moeten worden.

Lijst met velden:
De gegevens bestaan uit een lijst met veldnamen uit de tabel of de query die is opgegeven bij Rijbron. Deze optie wordt gebruikt in combinatie met macro's.

• • Rijbron

De instellingen voor de eigenschap Rijbron zijn afhankelijk van het brontype dat is opgegeven bij Type Rijbron. Als je Tabel/query als Type Rijbron neemt, kies dan de naam van de query of de tabel waarin de records staan die je in de lijst wilt tonen. Als je Waardenlijst kiest, typ dan hier de waarden in die je in de lijst wil tonen, gescheiden door puntkomma's (;).

4.2.5.3    Een keuzelijst maken.

We zullen in ons formulier frmInvoerboeken een keuzelijst maken van het veld txtHuren_of_kopen. Hetgeen in txtHuren_of_kopen moet ingevuld worden, moet door de gebruiker geselecteerd worden uit een keuzelijst Huren_of_kopen die zich onder het tekstvak bevindt. Het tekstvak zelf zullen we beveiligen, zodat je er niets meer kan aan wijzigen. De gebruiker wordt op die manier verplicht de optie te selecteren uit de keuzelijst (zodat hij zelf geen "nieuwe" opties kan toevoegen). De keuze verschijnt vervolgens automatisch in het tekstvak.

Maak deze keuzelijst in frmInvoerboeken.

oplossing

4.2.5.4    Een keuzelijst met invoervak maken.

In frmInvoeruitgeverijen maken we het volgende keuzelijst met invoervak:

 

 

 

Maak deze keuzelijst in frmInvoeruitgeverijen

 

oplossing

 

4.2.6 Wisselknoppen, keuzerondjes en selectievakjes

Op de werkset vind je de volgende knoppen terug:
Deze besturingselementen kan je gebruiken om ja/nee-keuzes aantrekkelijk weer te geven. De ja-keuze wordt weergegeven door:

• een wisselknop die ingedrukt is
• een keuzerondje met zwarte stip
• een aangekruist selectievakje

Ga naar het ontwerp van frmInvoerboeken en maak op de volgende manier van txtUit_assortiment een selectievakje:

• Selecteer txtUit_assortiment en verwijder dit veld uit je formulier
  Selecteer de knop selectievakje uit de werkset
  Selecteer het veld txtUit_assortiment uit de lijst met velden en sleep dit veld in je formulier
  Verander het selectievakje en label van plaats

Bij een wisselknop staat de omschrijvende tekst op de knop (i.p.v. een Label). Wisselknoppen kan je ook opvullen met (zelfgemaakte) figuren. Klik hiervoor bij de eigenschap Figuur op de knop met de drie puntjes (…). Vervolgens kom je in het volgende dialoogvenster terecht:

Je kan kiezen uit een reeks aanwezige figuren of via de knop Bladeren… kun je een eigen figuur opgeven die je bvb. met een tekenprogramma gemaakt hebt.

4.2.7 Groepsvakken

Wisselknoppen, keuzerondjes en selectievakjes kunnen alleen de waarde Ja/Nee opleveren wanneer ze in hun eentje in een formulier gebruikt worden. Wanneer je deze besturingselementen echter in een groepsvak plaatst, kunnen ze een getal opleveren dat je opgeeft met de eigenschap Optiewaarde van het besturingselement.
Een Groepsvak (option group) is handig om gegevens te presenteren als er enkele mogelijkheden beschikbaar zijn. Als het Groepsvak aan een veld gekoppeld is, moet het onderliggende veld in de tabel numerieke gegevens kunnen bevatten omdat de optieknoppen een numerieke waarde in het veld opslaan: 1 voor de eerste knop, 2 voor de tweede knop en zo verder. Deze numerieke waarden kun je aanpassen.

Pas op:
Het is het groepsvak en niet de componenten (wisselknoppen, keuzerondjes of selectievakjes) ervan die moet gekoppeld worden via de eigenschap Besturingselementbron aan een "numeriek" veld.

Ga hiervoor als volgt te werk:

• Klik op de knop Groepsvak in de werkset
  Sleep het veld Betalingscode uit de lijst met velden naar het formulier. Er wordt een groepsvak geplaatst met als label Betalingscode.
  Kies nu ofwel voor wisselknoppen, keuzerondjes of selectievakjes (in het voorbeeld is gekozen voor wisselknoppen). Sleep 2 wisselknoppen in het groepsvak: voor elke mogelijke keuze één.
  Bij keuzerondjes en selectievakjes hoort een apart label. Het label bij wisselknoppen komt op de knop zelf te staan. Je kunt de tekst ("aan te rekenen" ; "niet aan te rekenen") rechtstreeks in de wisselknop of in de bijbehorende labels van de keuzerondjes of selectievakjes intikken. Deze tekst komt dan in de eigenschap Bijschrift te staan.
  Bij de eigenschappen zie je ook dat er voor elke wisselknop een Optiewaarde is ingesteld (1 voor de eerste wisselknop, 2 voor de tweede wisselknop enz.). Indien je straks één van deze wisselknoppen zult selecteren, zal deze optiewaarde in het veld Betalingscode van de tblBoeken_per_leerling ingevuld worden.

Pas op:

In de omschrijving van ons veld optBetalingscode hebben we gezegd dat "aan te rekenen" gelijk moet zijn aan de numerieke waarde 1 en "niet aan te rekenen" aan de numerieke waarde 2. Deze waarden moeten uiteraard overeenkomen met de optiewaarden van de wisselknoppen. Controleer daarom bij de eigenschappen van elke wisselknop (niet het Label !) ofdat de eigenschap Optiewaarde de juiste numerieke waarde bevat. Indien dit niet zo is kun je het hier aanpassen.

Bewaar je formulier onder de naam "Boeken_per_leerling".

4.2.8 De tabulatievolgorde in een formulier wijzigen

Met de eigenschap Tabvolgorde kun je de plaats opgeven van een besturingselement in de tabvolgorde van een formulier.

Je kunt de tabvolgorde van de besturingselementen in een formulier ook instellen met de opdracht Tabvolgorde in het menu Beeld. Je verkrijgt dan het volgende dialoogvenster:

Hiermee stel je tegelijk de eigenschap Tabvolgorde van de besturingselementen in.
Standaard krijgen nieuwe besturingselementen automatisch een positie in de tabvolgorde toegewezen op basis van de volgorde waarop ze worden toegevoegd aan een formulier. Elk nieuw besturingselement wordt als laatste in de tabvolgorde geplaatst. Als je de instelling van de eigenschap Tabvolgorde van een besturingselement wijzigt om de tabvolgorde aan te passen, wordt de instelling van de eigenschap Tabvolgorde van de andere elementen in de tabvolgorde automatisch aangepast.

• • Kies uit het menu Beeld de optie Tabvolgorde…. De tabvolgorde wordt in de Sectie Detail in het venster Aangepaste volgorde weergegeven (zie figuur).
  • Selecteer een veldnaam door in het venster Aangepaste volgorde links van de veldnaam op de grijze balk (de kiezer) te klikken. Je kan meerdere aaneengrenzende veldnamen selecteren in combinatie met de Shift-toets.
  • Hetgeen je geselecteerd hebt kun je nu verplaatsen door het te slepen met de muis. Op die manier zorg je voor de aangepaste tabvolgorde.