Formulieren zijn vooral bedoeld voor het invoeren, bewerken en weergeven van gegevens op scherm.
Vanzelfsprekend kunnen formulieren ook worden afgedrukt. Daarvoor zijn rapporten echter veel meer geschikt. Gegevens kunnen dan worden gegroepeerd en gecomplementeerd met subtotalen en totalen. Een veelheid aan opmaakmiddelen, lijnen, figuren en lettertypen zorgt voor een representatief uiterlijk. Rapporten kunnen op zich weer onderdeel gemaakt worden van andere rapporten.

Ook het afdrukken van etiketten of labels valt onder de categorie rapporten.

Uiteindelijk bestaan er tussen formulieren en rapporten veel overeenkomsten. Veel van wat in het vorige hoofdstuk is besproken, geldt ook voor rapporten. Wat echter niet kan in rapporten, is het bewerken van de gegevens.

De structuur van rapporten

Het rapport kent de volgende secties:

Rapportkoptekst:

Paginakoptekst:

Detailsectie:

Paginavoettekst:

Rapportvoettekst:

Als de gegevens in het rapport moeten worden gegroepeerd, kan de detailsectie worden onderverdeeld in groepen. Die beginnen dan met een groepskoptekst met de groepsnaam. In de detailsectie zelf staan de groepsgegevens, terwijl de groep wordt afgesloten met een groepsvoettekst voor subtotalen.

Een eenvoudig rapport maken met de Rapport-wizard.

Ook voor het maken van rapporten biedt Access wizards. Dit introduceren we aan de hand van een telefoonlijst van de tabel tblUitgeverij in de vorm van een rapport.

Klik in het databasevenster op het tabblaadje Rapport en de knop Nieuw.

In dit dialoogvenster zijn er 6 keuzemogelijkheden:

• Ontwerpweergave, een nieuw rapport maken zonder een wizard te gebruiken.
• Wizard Rapport, deze wizard maakt automatisch een rapport op basis van de velden die u selecteert.
• AutoRapport: in kolomvorm, deze wizard maakt automatisch een rapport met kolommen.
• Autorapport: in tabelvorm, deze wizard maakt automatisch een rapport in de vorm van een tabel.
• Wizard Grafieken, deze wizard maakt een rapport met een grafiek.
• Wizard Adresetiketten, deze wizard maakt een rapport dat is opgemaakt voor het afdrukken op etiketten.

Kies het 'Wizard rapport', selecteer in de keuzelijst de tabel tblUitgeverij en start de Rapport-wizards.

In het volgende dialoogvenster moeten de velden bepaald worden die u in het rapport wilt opnemen. U kunt eventueel velden uit meer dan één tabel of query kiezen (dit doen we hier niet). Met behulp van vier knoppen kunt u daaruit velden selecteren voor het rapport.
Plaats volgende velden in het rechtse venster: Uitgeverij_Benaming, Plaats en Tel_Nr.

Klik op de opdrachtknop 'Volgende'.

Het volgende dialoogvenster vraagt: "Wilt u groepeerniveaus toevoegen?".
Dit betekent dat de gegevens in groepen worden ondergebracht en als een tabel met rijen en kolommen worden weergegeven. Bij deze vorm kunnen subtotalen per groep en totalen voor het hele rapport worden toegevoegd. Dit onderdeel wordt later besproken. Klik dus 'Volgende'.

Het volgende venster vraagt:
"Welke sorteervolgorde wilt u gebruiken voor de records ?".

Je kan hier bepaalde geselecteerde velden rangschikken op vier niveaus, zowel alfabetisch stijgend als dalend (d.m.v. de toggleknop). Selecteer hier als eerste veld in de rangschikking voor "Uitgeverij_Benaming" en als tweede veld "Plaats". Klik daarna op "Volgende".

In het pas verschenen venster wordt er gevraagd: "Hoe wilt u het rapport opmaken?". Er zijn hier twee instellingen mogelijk:
Indeling: in kolomvorm, in tabelvorm of uitgevuld
Afdrukstand: staand of liggend.
Het aankruisvakje "Veldbreedte aanpassen zodat alle velden op één pagina passen" wordt best uitgeschakeld. Klik op "Volgende".

Nu wordt er gevraagd: "Welk opmaakprofiel wilt u gebruiken?".
Kies hier voor "Compact" en klik op "Volgende".

Als laatste venster wordt de titel bepaald. Typ hier "Uitgeverijen" en klik op de knop "Voltooien" om het rapport te laten genereren.

Het volgende rapport moet nu op scherm verschijnen:

Het afdrukvoorbeeld laat het rapport zien zoals het ook op papier zal komen bij het afdrukken. In de afbeelding hierboven ziet u alleen een uitvergroot deel van de eerste pagina van het rapport. Zodra u klikt met de muis wordt de pagina in zijn geheel weergegeven. Wanneer u in die paginaweergave de muiswijzer (die de vorm van een vergrootglas aanneemt) op een bepaald deel van de pagina plaatst en klikt, wordt dat deel uitvergroot. U kunt in het afdrukvoorbeeld geen wijzigingen aanbrengen.

Het rapportvoorbeeld kan alleen vanuit de ontwerpmodus worden opgeroepen met de desbetreffende knop op de werkbalk of de gelijknamige optie in het menu Bestand. In het rapportvoorbeeld krijgt u snel inzicht in de effecten van de gekozen layout en lettertypen. Op het oog lijkt er weinig verschil te zijn tussen het Afdrukvoorbeeld en het Rapportvoorbeeld. Het rapportvoorbeeld laat echter niet zoals het Afdrukvoorbeeld alle records zien. Het geeft alleen records weer als nodig is om één pagina weer te geven met alles wat erop hoort te staan.

Voordat u een rapport afdrukt, dient u de paginainstelling te controleren. U opent het dialoogvenster Paginainstelling vanuit het menu Bestand met gelijknamige optie. In het dialoogvenster regelt u de volgende zaken: de afdrukstand (staand of liggend), het papierformaat, de marges, het aantal kolommen, de rijafstand.

U kunt kunt rapporten afdrukken vanuit één van de drie weergavemodi, maar ook vanuit het databasevenster. U kiest de optie Afdrukken in het menu Bestand, of de knop Afdrukken in het afdrukvoorbeeld of rapportvoorbeeld.

Maak zelf de andere soorten rapporten aan d.m.v. de Wizard:

• een 'AutoRapport: in kolommen'
• een 'AutoRapport: in tabelvorm'

Gebruik steeds de tabel 'tblUitgeverij'.