Wat er te zien is op een afgedrukt rapport wordt bepaald door de eigenschappen van het rapport en de secties. U opent het venster eigenschappen voor een sectie door te dubbelklikken op de sectie. Wilt u het venster met eigenschappen voor het hele rapport openen, dan dubbelklikt u op het zwarte vakje links van de horizontale liniaal of het grijze deel van het ontwerpvenster buiten het eigenlijke ontwerp. U kunt het venster ook openen met de optie Eigenschappen in het menu Beeld. Tenslotte kunt u het venster Eigenschappen openen door op de knop Eigenschappen op de werkbalk te klikken.
Wanneer het venster eenmaal is geopend, roept u de eigenschappen van een andere sectie op door op die sectie te klikken.

In het venster Alle eigenschappen ziet u bij Recordbron de tabel of query die als basis voor het rapport dient. U kunt hier een andere tabel of query opgeven. Bij de eigenschap Breedte geeft u de breedte van de regels op, dat wil zeggen de breedte binnen de marges. Bij de eigenschappen Paginakoptekst en Paginavoettekst bepaalt u op welke pagina's deze secties moeten worden afgedrukt. Met de uitschuifkeuzepijl opent u een lijst, waarin u ervoor kunt kiezen deze secties niet af te drukken op dezelfde pagina's waarop de rapportkop en de rapportvoet worden afgedrukt.

Iedere sectie heeft een eigen venster Eigenschappen waarin u wijzigingen kunt aanbrengen. In de vensters met eigenschappen voor de paginakoptekst en paginavoettekst treft u minder eigenschappen aan dan in het venster voor de detailsectie.

• Bij Nieuwe Pagina bepaalt u of de sectie op een nieuwe pagina of op de huidige pagina wordt afgedrukt.
• Bij Nieuwe Rij of Kolom regelt u hetzelfde ten aanzien van rijen en kolommen.
• Bij Bijeenhouden geeft u op wat er moet gebeuren als een sectie niet in zijn geheel op een pagina past.
• Bij Zichtbaar bepaalt u of de details, dus de gegevens uit de records, wel of niet moeten worden weergegeven. In het laatste geval worden alleen kop- en voettekstsecties weergegeven.

• Bij Te Vergroten bepaalt u of zo nodig een sectie groter moet worden gemaakt om alle gegevens te kunnen weergeven.
• Bij Te Verkleinen bepaalt u of de sectie eventueel verkleind moet worden, zodat lege regels bij de weergave worden onderdrukt.

Laten we ervan uitgaan dat de telefoonlijst van de uitgeverijen in een plastic mapje ter beschikking moet komen van een aantal personeelsleden van de school. Daarbij dient de rapportkop op een aparte pagina te worden afgedrukt.

Vertrekkende van onze eerste telefoonlijst zouden we nu het volgende willen bekomen:

Vanuit onze eerste telefoonlijst, klik je in het ontwerp op de sectie Rapportkoptekst om de eigenschappen van die sectie in het venster op te roepen. Kies bij Nieuwe Pagina de optie Na sectie, zodat de rapportkop op een aparte pagina komt.

Staat er in de rapportvoettekst ook informatie die op een aparte pagina dient te komen, dan geeft u bij de eigenschappen van rapportvoet bij Nieuwe pagina 'Voor sectie' op.

Maak ruimte in de rapportkop en plaats de titel 'Handboekenbeheer van de school' en subtitel 'Telefoonlijst Uitgeverijen'. Met behulp van de werkset kan men een label toevoegen. Trek 2 horizontale lijnen d.m.v. het werkset boven en onder de titel en stel een randbreedte in (met eigenschappen) van 4 punten.

Plaats de besturingselementen op de verticale as van de sectie zodat een gecentreerd effect ontstaat.

U kunt de besturingselementen van een rapport net als de besturingselementen van een formulier op allerlei manieren opmaken. Zodra u een besturingselement selecteert, worden de knoppen en keuzelijsten voor het opmaken van tekst op werkbalk actief. Met behulp van de knop Palet kunt u kleuren en stijlen voor lijnen en kaders kiezen.

Grafische objecten kunnen in formulieren of rapporten worden ingesloten. Het object is dan weliswaar met een andere toepassing gemaakt, maar wordt toch liefderijk opgenomen in de database.

Figuur (knop in Werkset) is een kader waarin een statische figuur wordt weergegeven op een formulier of rapport. Aangezien een statische figuur geen OLE-object is, kan een dergelijke figuur niet binnen Microsoft Access worden bewerkt nadat deze is toegevoegd aan een formulier of rapport.

Kader voor afhankelijk object (knop in Werkset) is een kader voor de weergave van OLE-objecten, zoals een reeks afbeeldingen, op een formulier of rapport. Dit besturingselement is bedoeld voor objecten die zijn opgeslagen in een veld in de onderliggende recordbron van het formulier of rapport. Wanneer u de invoegpositie van record naar record verplaatst, wordt telkens een ander object weergegeven.

Kader voor niet-afhankelijk object (knop in Werkset) is een kader waarin een niet-afhankelijk OLE-object, zoals een Microsoft Excel-werkblad, wordt weergegeven op een formulier of rapport. Het object blijft ongewijzigd terwijl u de records van het formulier of rapport doorloopt.

Door op het object te dubbelklikken opent u de toepassing waarmee het is gemaakt en kunt u het eventueel wijzigen.

Wij gaan hier een figuur uit de Clipart-bibliotheken gebruiken met de knop figuur.

 Nadat je de knop voor niet-afhankelijk object hebt aangeklikt verschijnt voor venster:

Kiest u de optie Bestand gebruiken, dan wordt in het dialoogvenster de keuzelijst vervangen door een invoervak, waarin u de naam van een object typt, voorafgegaan door het zoekpad. Als u het zoekpad niet precies weet, klikt u op de knop Bladeren en zoekt u de gegevens op in de keuzelijsten. Klikt u op OK, dan wordt het object ingesloten, tenzij u de optie Koppelen aankruist. In dat geval wordt het object niet opgeslagen in de database en blijft er een dynamische koppeling bestaan met het bronprogramma waarin het object is opgemaakt.

Kies voor Nieuw en in de keuzelijst voor 'Microsoft Clip Gallery' en zoek naar de clipart Boeken1 en klik daarna op de knop Insert, het object wordt in uw rapport ingevoegd.

Als het object maar ten dele in het kader wordt weergegeven, kunt u het aanpassen. Daartoe selecteert u het besturingselement (=object) en object u het venster met eigenschappen. U kunt het venster in dit geval niet openen door te dubbelklikken op het object, waant daarmee opent u de toepassing waarmee het object is gemaakt.

Bij de eigenschap Formaatmodus kunt u kiezen uit drie opties:
Uitsnede: de standaardinstelling; alleen het deel van het object dat kan worden weergegeven zonder dat het formaat van het object wordt gewijzigd, wordt in het kader gezet.

Kader vullen: het object past zich aan aan het formaat van het kader. Als de lengte-breedteverhoudingen van kader en object niet gelijk zijn, zal dat tot een vertekening van het object leiden.

Kader niet vullen: het object wordt zonder vertekening zo in het kader gezet dat het of in de hoogte of in de breedte past.

Kies hier voor Kader niet vullen.