3. Relaties

3.1 Normalisatie

Een Access-database kan je definiëren als de geïnformatiseerde realisatie van een toepassing of een project. Een toepassing of project is een globale doelstelling binnen een organisatie. Zo kan je het maken van rapporten binnen een school, het voorraadbeheer in een bedrijf en het bijhouden van voetbaluitslagen met de klassering toepassingen of projecten noemen. De basis van een database wordt uiteraard gevormd door gegevens. In Access zitten deze in tabellen. Deze kunnen echter op velerlei manieren gecombineerd en/of bewerkt worden in query's, formulieren en rapporten. Tabellen zijn namelijk meestal geen geïsoleerde gegevensverzamelingen.

In een database hou je uiteraard de gegevens bij die je nodig hebt. Nu komt het er op aan ook niet méér te doen dan dat. Zo vermijd je best om één gegeven op meerdere plaatsen te stockeren of gegevens te bewaren die van andere kunnen afgeleid worden.

Om tot een efficiënte opbouw van een database te komen wordt uitgegaan van bestaande documenten. Stel je dus in ons geval voor dat het beheer der handboeken op school (=onze toepassing) moet geautomatiseerd worden. Je verzamelt de bestaande documenten in verband met het handboekenbeheer: boekenlijsten per klas, bestellijsten per uitgeverij, voorraadfiches, etcetera. Elk van deze documenten moet vervolgens genormaliseerd worden. Dit betekent dat je vastlegt hoe de gegevens van het document in een database zullen worden bijgehouden. Dit hoef je niet met de natte vinger te doen. Je kan de regels van CODD volgen. Met de regels van CODD normaliseer je een document. Dit wil zeggen: je legt vast in welke tabel(len) de gegevens van het document terechtkomen. De gegevens van één document kunnen inderdaad in meerdere tabellen opgeslagen zijn! Tussen deze tabellen bestaan dan relaties.

Nadat alle documenten genormaliseerd zijn moeten de bekomen tabellen geïntegreerd worden. Dit betekent gewoon dat je alle overlappingen moet wegwerken.

Vooraf enkele definities:

 

functie

afhankelijk gegeven
90° sinus 1
5 BI klastitularis A. De Schrijver
9000 woonplaats Gent
België hoofdstad Brussel


Regels van CODD
  1. Inventariseer alle elementaire gegevens.
  2. Verwijder alle procesgegevens.
  3. Kies een primaire sleutel.
  4. Zonder herhalende deelverzamelingen af en voeg er de primaire sleutel van de originele gegeensreeks bij. Deze items worden in de lijst met elementaire gegevens reeds met een sterretje aangeduid. Deze moeten nu een afzonderlijke reeks vormen omdat uiteraard niet vast te leggen is hoe dikwijls deze gegevens op hetzelfde document herhaald zullen worden. In termen van tabelstructuur uitgedrukt: je weet niet hoeveel velden je moet aanmaken.

De punten c en d moeten herhaald worden tot er geen herhalende groepen meer zijn.

De gegevens staan dan in de eerste normaalvorm.
  • Verwijder de items die slechts afhankelijk zijn van een deel van de sleutel en plaats ze samen met het deel van de sleutel waarvan ze afhankelijk zijn in een nieuwe gegevensreeks. Pas daarop de regels toe vanaf de eerste normaalvorm.

De gegevens staan dan in de tweede normaalvorm.
  • Verwijder de attributen die afhankelijk zijn van andere niet-sleutel attributen en plaats ze samen met het deel van het attribuut waarvan ze afhankelijk zijn in een nieuwe gegevenstreeks. Pas daarop de regels toe vanaf de eerste normaalvorm.

De gegevens staan dan in de derde normaalvorm.
De gegevensreeksen krijgen nu een naam en overal waar een herhalende groep of een functioneel afhankelijk gegeven is afgeplitst worden relaties gelegd.

opmerking: Soms zijn er meerdere mogelijkheden om een primaire sleutel te kiezen. Het verloop van het normalisatieproces kan dan naargelang de gekozen sleutel verschillen, doch je komt in elk geval bij hetzelfde eindresultaat terecht.