3.3 Aanmaken relaties in Access

Je kan het resultaat nu in Access implementeren. De gegevensreeksen worden tabellen. Ieder gegeven wordt dus een veld waarvan je bij de creatie van de tabelstructuur de eigenschappen moet instellen (alleszins het gegeventype). Je geeft vervolgens elke tabel een naam. Het resultaat ziet er zo uit:

Op de lijst die je eigenlijk wilde maken staan gegevens die uit de 3 tabellen afkomstig zijn. Het komt er dus op aan om een verbinding tussen deze tabellen aan te leggen. Zo kan dan de gemeente waarin een uitgeverij is gevestigd opgezocht worden aan de hand van het postnummer. Er wordt dan in de tabel 'tblPostnummers' gezocht naar het postnummer dat bij een bepaalde uitgeverij in de tabel 'tblUitgeverijen' staat. De combinatie van een postnummer en een gemeente wordt dus maar één keer opgeslagen in je database. Dit is erg handig wanneer er tikfouten te verbeteren zijn of wanneer een postnummer verandert. De nodige gegevens worden dus 'samengeraapt' om het gewenste document samen te stellen. Zo ver ben je echter nog niet. Eerst de relaties...

is de knop om in het relatiescherm te komen. Druk op de rechtermuisknop en kies 'Tabel weergeven'. Selecteer de tabellen waartussen relaties te leggen zijn. In dit voorbeeld dus tblUitgeverijen, tblPostnummers en tblBoeken.

De primaire sleutels zijn vetgedrukt. Je kan de tabellen verplaatsen door te slepen in de titelbalk (zoals een venster in Windows).

Je sleept nu het veld 'uitgeverijnr' uit 'tblUitgeverijen' naar het veld uitgeverijnr' uit 'tblBoeken'. Bij het loslaten van de muisknop zie je dit scherm:

Hier geef je een aantal kenmerken van de gelegde relatie op.

• de door jou aangeduide velden waartussen de relatie moet gelegd worden zijn reeds ingevuld linksboven in het venster. Je kan desgewenst verbeteringen aanbrengen. Deze velden mogen maar moeten niet dezelfde naam hebben. Ze moeten uiteraard wel van hetzelfde type zijn. Voor numerieke velden moet ook het subtype gelijk zijn!
• linksonder zie je het type relatie. In dit voorbeeld 'één-op-veel' of '1:n'. Dit betekent dat de waarde voor het veld 'Uitgeverijnr' in de tabel 'tblUitgeverijen' slecht éénmaal kan/mag voorkomen terwijl dezelfde waarde in de tabel 'tblBoeken' meermaals kan voorkomen. De tabellen waartussen een relatie wordt gelegd worden 'primaire' (tblUitgeverijen) en 'secundaire' (tblBoeken) tabel genoemd. De tabel aan de `een'-kant van twee gerelateerde tabellen in een één-op-veel-relatie is de primaire tabel. Een primaire tabel moet een primaire sleutel hebben en elke record moet uniek zijn.
• dwing steeds referentiële integriteit af ! Hiermee maak je immers gebruik van een bijzonder nuttige mogelijkheid die in Access geboden om aan invoercontrole te doen. 'referre' is een Latijns werkwoord dat o.a. 'verwijzen' kan betekenen. Het voltooid deelwoord ervan is 'relatum'. Zo zie je dat 'refereren' en 'relatie' verwante woorden zijn. Integriteit versta je hier best als correctheid of geldigheid. Door het afdwingen van referentiële integriteit is het onmogelijk om in het gerelateerde veld van de secundaire tabel waarden te gebruiken die in de primaire tabel niet voorkomen. Je kan dus bij het invoeren/wijzigen van boekgegevens niet verwijzen naar een uitgeverij die niet bestaat. Doe je dit toch dan krijg je een passende foutboodschap.
• 'gerelateerde velden trapsgewijs verwijderen/bijwerken' betekent dat alle records in de secundaire tabel automatisch verwijderd/gewijzigd worden wanneer in de primaire tabel een record wordt verwijderd of wanneer het gerelateerde veld wordt gewijzigd.

Je klikt op 'Maken' en de relatie wordt visueel voorgesteld zoals hieronder.

Verklaring:

• je kan slechts één uitgeverij bijvoorbeeld het nummer 7 geven, doch de school kan meerdere boeken bij deze uitgeverij bestellen.
• de zwarte blokjes aan de uiteinden van het relatielijntje geven aan dat voor deze relatie referentiële integriteit is afgedwongen.
• het veld in de primaire tabel moet de primaire sleutel zijn of een unieke index.
• het veld 'Uitgeverijnr' in 'tblBoeken' (de secundaire tabel) wordt een refererende sleutel genoemd omdat het verwijst naar de primaire sleutel in de primaire tabel.