1.1 Tabel-record-veld-database: creatie

1.1.1 Elementaire begrippen: tabel-record-veld-database

In een schooladministratie heeft men een steekkaartenbak met per leerling één steekkaart met gegevens. Willen we de leerlingengegevens met de computer verwerken dan maken we van de steekkaartenbak een tabel. De gegevens van één leerling noemen we dan een record. Op een steekkaart komen verschillende items voor als naam, voornaam, adres,postnummer, enz... Deze items noemen we een veld.

De adresgegevens van de leerlingen zullen we bewaren in een 'adressen'-tabel. De afwezigheden stockeren we in een 'afwezigheden'-tabel, betalingen in een 'betalingen'-tabel,enz...Al deze tabellen samen bewaren we in één leerlingendatabase met als naam leerling.mdb.

Volgende tabel vergelijkt de terminologie bij een manuele en een geautomatiseerde informatieverwerking.

manueel	geautomatiseerd
een steekkaartenbak	een tabel
één steekkaart	een record
een item van een steekkaart	een veld

1.1.2. Creatie van database en tabellen

De database leerling.mdb

Kies bij het opstarten van access voor nieuwe database maken op basis van een lege database. Geef als bestandsnaam leerling.mdb en druk maken.
De tabel tblAdressen
Selecteer de tabellenfolder en druk nieuw. Kies ontwerpweergave. Op het scherm verschijnt het invoerscherm voor het aanmaken van tabellen.

Een leerlingensteekkaart op een manuele manier aangemaakt zou er als volgt kunnen uitzien:

STEEKKAART van

Wat resulteert in volgende velden:

veldnaam	gegevenstype	veldlengte
familienaam	tekst	30
voornaam	tekst	20
adres	tekst	35
postnummer	tekst	10
gemeente	tekst	30
geslacht	tekst	1
geboortedatum	datum/tijd
inschrijvingsgeld betaald	ja/neen

Opmerkingen bij invoer

De veldlengte komt voor in de algemeen-folder.

Gegevenstypen kan men uit een keuzelijst selecteren.

Bij het sluiten van het invoervenster kan men de tabelnaam ( tblAdressen) invoeren .

De vraag of we een primaire sleutel willen maken, beantwoorden we met Nee. Voor de betekenis van een primaire sleutel, zie later.

In de tabellenfolder verschijnt de tabelnaam.

De bouwstenen van de VBA (Visual Basic for Applications)-taal noemt men objecten. Tabellen zijn dus objecten.

Bij de naamgeving van objecten maakt men gebruik van de 'Reddick VBA Naming Convention'. Daarin wordt elke object voorafgegaan door een label bijvoorbeeld tbl voor een tabel. De objectnaam start met een hoofdletter. In de appendix vind je een samenvatting van labels en objecten.

De tabel: tblArtikelen

Elk artikel krijgt bij invoer automatisch een numerieke code, vandaar gegevenstype auto-nummering.

De prijs wordt uitgedrukt in BEF, vandaar valuta.

Door het gegevenstype van het veld voorraad numeriek te kiezen, kunnen berekeningen als totale waarde uitgevoerd worden.

De tabel: tblPatiënten

Een tandarts bewaart zijn patiëntengegevens in een tabel met volgende velden:

identificatiecode: bestaat uit eerste letter van de familienaam, eerste letter van de voornaam en daarna de geboortedatum in de vorm DDMMJJJJ, vandaar gegevenstype tekst met een veldlengte van 10

dossier: een beschrijving van de uitgevoerde ingrepen, vandaar memo.

gebit: om een tekening van het gebit, gemaakt met een tekenprogramma ,als paint, te bewaren. Als gegevenstype kiezen we in een dergelijk geval voor een OLE-object.

1.1.3 oefeningen

tips: Bij creatie van tabellen zorgt men dat

alleen velden voorkomen die werkelijk nodig zijn.
Het is overbodig in een artikelbestand een veld waarde te creëren als men het aantal en de eenheidsprijs in een veld bewaard.
gegevens slecht éénmaal moeten ingevoerd worden.
Door te werken met verschillende tabellen en relaties kan men zorgen dat bij adresgegevens het postnummer volstaat in plaats van postnummer en gemeente.
de tabelstructuur achteraf niet meer moet gewijzigd worden.
Een nieuw artikel mag niet betekenen dat de tabelstructuur moet aangepast worden.

vraag 1: Een tennisclub wil van zijn leden volgende gegevens op een geautomatiseerde wijze bijhouden:

lidnummer: een automatisch gegenereerd volgnummer
familienaam en voornaam
adresgegevens
telefoonnummer
geboortedatum
geslacht
datum van inschrijving
lidgeld betaald

Maak de structuur en bewaar de tabel met naam tblTennis.

vraag 2: Maak een tabel gebaseerd op volgende steekkaart:

klantencode:
artikelcode	aantal

vraag 3: Maak de nodige tabel(len)

naam en voornaam van de leerling:
straat en nummer:
postnummer:	gemeente
schooljaar	procent	behaald attest

vraag 4: Welk veldtype kies je voor het bewaren van volgende gegevens? Waarom?

Een jaartal in een belastingsaangifte
Een foto in een immobiliënbestand
Een schooljaar op een rapport
Een betaalwijze met keuze tussen Contant, Bankkaart of Overschrijving.
Het verslag van een vergadering.

vraag 5:

Voor een marathon worden de rugnummers, de namen en de aankomsttijden van de atleten bijgehouden. Maak een tabelstructuur.

antwoorden