1.4 Primaire sleutel en indexen

1.4.1 Aanmaken, wijzigen en verwijderen van een primaire sleutel

De kracht van een relationele-databasesysteem zoals Microsoft Access ligt in de mogelijkheid van het programma om informatie uit verschillende tabellen te zoeken en bijeen te brengen door middel van query's, formulieren, en rapporten. Om dit mogelijk te maken moet elke tabel een veld of combinatie van velden bevatten die voor elke record in een tabel uniek is. Deze informatie wordt de primaire sleutel van een tabel genoemd. Als er eenmaal een primaire sleutel voor een tabel is ingesteld, staat Microsoft Access niet toe dat er dubbele waarden of null-waarden in de primaire sleutelvelden worden ingevoerd.

In Microsoft Access kunnen drie soorten primaire sleutels worden ingesteld: een autoNummering-veld, een enkel veld (enkelvoudige primaire sleutel) en meerdere velden (meervoudige primaire sleutel).

werkwijze

Selecteer een tabel in de ontwerpweergave bijvoorbeeld tbladressen
Selecteer het veld of de velden die u als primaire sleutel wilt definiëren.
- Als u één veld wilt selecteren, klikt u op de rijkiezer van het gewenste veld.
- Als u meerdere velden wilt selecteren, houdt u CTRL ingedrukt terwijl u op de rijkiezer van elk veld klikt.
Klik op primaire sleutel instellen op de werkbalk. In de rijkiezer wordt voor elk veld een sleutel afgebeeld.

Opmerkingen

De primaire sleutel identificeert op een unieke wijze een record.
De tabelgegevens worden automatisch gesorteerd op de primaire sleutel weergegeven.
Het is mogelijk om als primaire sleutel een veld op te geven dat al gegevens bevat. Wanneer u de tabel opslaat, wordt echter een foutbericht weergegeven als het veld dubbele waarden of null-waarden bevat. Als dit foutbericht wordt weergegeven, hebt u drie mogelijkheden. Ten eerste kunt u het veld met deze waarden verwijderen of wijzigen. Ten tweede kunt u een ander veld kiezen als primaire sleutel. Tenslotte kunt u een autoNummering-veld toevoegen en als primaire sleutel instellen.
De volgorde van de velden kan bij een meervoudige primaire sleutel belangrijk zijn. De velden worden bij een meervoudige primaire sleutel ingedeeld op basis van de volgorde in de tabelontwerpweergave. Om de volgorde te wijzigen, geeft u volgens de voorgaande procedure eerst de velden op voor de primaire sleutel en klikt u vervolgens op indexen op de werkbalk om het venster indexen af te beelden. U kunt in dit venster de veldnamen voor de index met de naam primaire sleutel opnieuw rangschikken door te slepen in de rijkiezer.

Een primaire sleutel kan met op 2 manieren verwijderen.
- Kies de tabel in ontwerpweergave, selecteer met de rijkiezer de primaire sleutel en klik op primaire sleutel instellen op de werkbalk.
- klik u op indexen op de werkbalk om het venster indexen af te beelden. Selecteer met de rijkiezer primarykey en sla de delete-toets aan

1.4.2 Aanmaken, wijzigen en verwijderen van indexen

Een index zorgt ervoor dat records sneller kunnen worden gevonden en gesorteerd. Indexen in een tabel worden in Microsoft Access gebruikt zoals u een index in een boek gebruikt: bij het opzoeken van gegevens wordt de locatie van de gegevens in de index opgezocht. U kunt indexen maken op basis van een enkel veld of van meerdere velden. Met een meervoudige index kunt u onderscheid maken tussen records die dezelfde waarden hebben in het eerste veld.

Bemerk echter het volgende:

Het mdb-bestand wordt aanzienlijk groter.
De gegevensinvoer gaat trager, aangezien bij invoer van een record alle indexen moeten worden aangepast.

Bepalen welke velden moeten worden geïndexeerd

U wilt waarschijnlijk velden indexeren die u vaak zoekt, velden die u wilt sorteren of velden die u in query's wilt koppelen aan velden in andere tabellen.
De primaire sleutel van een tabel wordt automatisch geïndexeerd. Een veld van het gegevenstype Memo, Hyperlink of OLE-object kan niet worden geïndexeerd. Voor andere velden moet u een index overwegen als alle volgende criteria van toepassing zijn:

Het gegevenstype van het veld is Tekst, Numeriek, Valuta of Datum/tijd.

U gaat waarschijnlijk zoeken naar de opgeslagen waarden in het veld.

U gaat waarschijnlijk de waarden in het veld sorteren.

U gaat waarschijnlijk veel verschillende waarden in het veld opslaan. Als een groot deel van de waarden in het veld identiek is, wordt het zoeken niet sneller uitgevoerd als u een index gebruikt.

Enkelvoudige indexen

Open een tabel in de ontwerpweergave bijvoorbeeld tbladressen.
Selecteer in de rijkiezer het te indexeren veld en kies de geïndexeerd-eigenschap bijvoorbeeld postnummer.
Selecteer vervolgens Ja (duplicaten OK) indien meerdere records in dit veld eenzelfde waarde mogen hebben of Ja (geen duplicaten) als je niet wilt dat twee records in dit veld dezelfde gegevens bevatten.

Meervoudige indexen

Als u waarschijnlijk vaak zult zoeken in of sorteren op twee of meer velden tegelijk, kunt u voor deze combinatie van velden een index maken.

Als u een tabel volgens een meervoudige index sorteert, wordt eerst op het eerste gedefinieerde indexveld gesorteerd. Als er records zijn met identieke waarden in het eerste veld, wordt vervolgens op het tweede gedefinieerde indexveld gesorteerd, enz.

Open een tabel in de ontwerpweergave bijvoorbeeld tbladressen.
Klik op indexen op de werkbalk.
Typ in de eerste lege rij in de kolom indexnaam de naam van de index. U kunt de naam van de index op een van de indexvelden baseren of een andere geschikte naam gebruiken bijvoorbeeld zoeknaam
Klik op de keuzelijst in de kolom veldnaam en selecteer het eerste veld van de index bijvoorbeeld familienaam.
Selecteer in de volgende rij in de kolom veldnaam het tweede veld van de index bijvoorbeeld voornaam. (Laat de kolom indexnaam in die rij leeg.). Herhaal deze stap totdat u alle velden die u in de index wilt opnemen, hebt geselecteerd. U kunt maximaal 10 velden gebruiken.

Indexen bewerken

Open de tabel in de ontwerpweergave.
Klik op indexen op de werkbalk.
Breng de gewenste wijzigingen aan in de indexen of de eigenschappen van de indexen. Als u een index wilt verwijderen, verwijdert u in het indexvenster de rij waarop de index staat. Hierdoor wordt alleen de index verwijderd en niet het veld zelf.

1.4.3 oefeningen

tips:

Het aanmaken van primaire sleutel en indexen kan

Bij aanmaken van de tabelstructuur.
In een latere fase,wanneer gegevens reeds werden ingevoerd.

We kiezen in de mate van het mogelijke voor de eerste mogelijkheid. Vooral voor het aanmaken van een primaire sleutel kan de tweede mogelijkheid problematies zijn.

vraag 1:

Is in de tabellen tblArtikelen en tblPatiënten het aanmaken van een primaire sleutel nuttig?
Zo ja, welke velden vormen de primaire sleutel?

vraag 2:

In de tabel tblPatiënten kan door de beperkte grootte van een memoveld de identificatiecode verschillende malen voorkomen. Verklaar.
Hoe kan je dan toch een primaire sleutel op de identificatiecode definiëren?

vraag 3:

Maak een meervoudige index met naam artikelidentificatie op de velden omschrijving en prijs van de tabel tblArtikelen.

vraag 4:

Verwijder alle aangemaakte indexen in de tabel tblAdressen.
Zorg dat in het gegevensblad de records standaard als volgt gesorteerd worden: aflopend op geslacht en oplopend op familienaam en voornaam.

vraag 5:

Welke boodschap verschijnt op het scherm indien men op een bestaande tabel met gegevens een primaire sleutel op een veld aanmaakt waarvan dat waarde leeg is.

Antwoorden