1.5 Koppelen, importeren en exporteren

U kunt in Microsoft Access tabelgegevens vanuit andere Microsoft Access-databases (versie 1.x, 2.0, 95 en 97) importeren, evenals gegevens uit andere programma's met andere bestandsindelingen, zoals Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro of Paradox. U kunt ook HTML-lijsten en -tabellen (alleen-lezen) importeren of koppelen. Deze tabellen en lijsten kunnen zich op uw lokale computer, op een netwerkserver of op een Internetserver bevinden.

Als u gegevens importeert, wordt er in een nieuwe tabel in de Microsoft Access-database een kopie van de informatie gemaakt. De brontabel of het bronbestand wordt hierdoor niet gewijzigd.

Als u gegevens koppelt, kunt u de gegevens in de externe gegevensbron lezen en in de meeste gevallen bijwerken zonder deze te importeren. De bestandsindeling van de externe gegevensbron wordt hierdoor niet gewijzigd. U kunt het bestand dus nog steeds gebruiken in het programma waarin het oorspronkelijk is gemaakt, en u kunt gegevens toevoegen, verwijderen of bewerken met behulp van Microsoft Access.

In Microsoft Access worden gekoppelde tabellen en tabellen die in de actieve database zijn opgeslagen, met verschillende pictogrammen weergegeven. Als u het pictogram van een gekoppelde tabel verwijdert, wordt alleen de koppeling naar de tabel verwijderd en niet de externe tabel zelf.
In het volgende voorbeeld is klant een geïmporteerde tabel terwijl klant1 een gekoppelde dBasebestand is.

1.5.1 Koppelen en importeren van tabellen

tips:

Om het koppelen en importeren van tabellen te demonsteren maken we gebruik van een aantal testfiles.
De files zijn met een klik op de naam te downloaden en plaats je op een diskette.

Dit zijn de files:

import.mdb: een accessdatabase met éénn tabel klant

klant.dbf: een dBase IV -bestand

klant.txt : een tekstbestand met scheidingstekens tussen de velden

klant1.txt een tekstbestand met een vaste lengte voor elk veld

import.zip: alle vorige bestanden

Aangezien de werkwijze voor het importeren of het koppelen vrijwel identiek is beperken we ons tot het importeren van de gegevens.

Kies uit het menu bestand, externe gegevens ophalen of opvragen , tabellen importeren.
Selecteer in het vak Zoeken in de A-schijf.

Selecteer in het vak bestandstype het soort bestand dat geïmporteerd moet worden en/of voer in het vak bestandsnaam de naam van het op te importeren bestand in, daarbij kan men eventueel gebruik maken van jokers. Met de nu zoeken-knop wordt de huidige actieve directory (A-schijf) onderzocht.

Met het tekst of eigenschappen-vak kan men zoeken op bestandsinhoud. Bemerk dat men woordgroepen tussen aanhalingstekens moet plaatsen.

Het laatst gewijzigd-vak laat opzoeken op datum toe.

Met de zoekcriteria-knop kan men geavanceerde zoekprocedures uitvoeren.

Eénmaal het bestand gevonden volstaat na selectie de importeren-knop aan te slaan. Afhankelijk van het bestandstype kunnen een aantal parameters ingevoerd worden. Een overzicht van de voornaamste bestandstypes.

import.mdb als voorbeeld van een access MDB

Het volstaat de accessobjecten te selecteren en de OK-knop aan te slaan bijvoorbeeld klant.
Als u importeert en u alleen de definities van de geselecteerde tabellen wilt importeren en niet de tabelgegevens, klikt u op Opties en vervolgens op Alleen definitie in de kolom Tabellen importeren.
Als u importeert en de relaties, aangepaste werkbalken of import-/exportspecificaties wilt opnemen, klikt u op Opties en selecteert u vervolgens in de kolom Importeren de elementen die u wilt importeren.
klant.dbf als dBase IV-bestand
Hier volstaat het dbf-bestand te selecteren en de importeren-knop aan te slaan. Extra parameters zijn hier niet nodig.
klant.txt als tekstbestand met scheidingstekens tussen de velden

"ACKE";"Jan";"Roeselarestraat 1";"8688";"Zonnebeke"
"DELANGHE";"Pol";"Kustlaan 137";"8380";"Zeebrugge"
"DEWAELE";"Rony";"Akkerstraat 56";"8310";"Sint-Kruis"
"DE SOETE";"Rik";"Karnavalstraat 39";"8370";"Blankenberge"
"DEWULF";"Ilse";"Gistelsteenweg 68";"8202";"Jabbeke"
"NEUVROEN";"Koen";"Gidsenlaan 82";"9990";"Maldegem"
"TIMMERMAN";"Sandra";"Torhoutsesteenweg 130";"8210";"Zedelgem"
"VAN COILLIE";"Nico";"Mandellaan 290";"8800";"Roeselare"
"DERYCKERE";"Karen";"Grote Weg 290";"9500";"Geraardsbergen"
"VERHEECKE";"Kris";"Pontweg 45";"9880";"Aalter"

De inhoud van elk veld bevindt zich tussen aanhalingstekens en elk veld wordt gescheiden door een puntkomma.
De "Wizard tekst importeren" toont een aantal voorbeeldgegevens uit het bestand. Met de geavanceerd-knop kan men eventueel andere veld- en tekstscheidingstekens invoeren.
klant1.txt als tekstbestand met een vaste lengte voor elk veld

In de "Wizard tekst importeren" kiest men de optie vaste breedte.
Hier kan men met de geadvanceerd-knop in het beeldinformatievenster naam, gegevenstype en vooral begin - en eindpositie van elk veld ingeven.
Bovendien kunnen de import/exportspecificaties met de opslaan als-knop onder een bepaalde naam bewaard worden.
Zo vermijdt men dat bij een volgende importprocedure alle parameters opnieuw ingevoerd moeten worden. Een klik op de specificaties-knop volstaat de vorige instellingen te selecteren.

Na het importeren verschijnen de bestanden als tabellen in de tabellenfolder met een speciaal pictogram.

1.5.2 Exporteren van tabellen

U kunt gegevens uit een tabel naar verschillende andere formaten exporteren zodat ze bruikbaar zijn voor andere programma's. Bovendien kunnen database-objecten naar een andere Microsoft Access-database geëxporteerd worden. Dit heeft hetzelfde effect als wanneer u objecten van de ene naar de andere database kopieert en plakt.
Via exporteren kunt u ook gegevens van een recentere accessversie als 95 en 97 gaan gebruiken in een oudere versie als 1.x en 2.0..

Selecteer het object dat u wilt exporteren en klik vervolgens op Opslaan als/Exporteren in het menu Bestand.
Klik in het dialoogvenster Opslaan als op In extern bestand of database en klik op OK.
Klik op de pijl rechts van het vak Opslaan in en selecteer het station of de map waarnaar het object moet geëxporteerd worden bijvoorbeeld de map
Kies het bestandstype in het Bestand opslaan als-venster en naam in de vak Bestandsnaam. Klik daarna de exporteren-toets.
Als u een tabel naar een andere MDB exporteert, dan geeft u in het exporteren-venster op of zowel de definitie als de gegevens van de tabel of uitsluitend de definitie geëxporteerd moeten worden. Klik op OK om het object te exporteren.

tips:

U kunt slechts één object tegelijk exporteren. Als u verschillende objecten tegelijk wilt exporteren, open dan de database waarnaar u de objecten wilt exporteren en importeer daarin de gewenste objecten.

Denk eraan dat bij het exporteren naar andere programma's gegevens een andere vorm kunnen aannemen of zelfs informatie kan verloren gaan door de beperkingen van bepaalde dataformaten. Sommige programma's laten voor de veldnaam een beperkt aantal karakters toe of kennen geen autonummeringsveld.

1.5.3 Oefeningen

vraag 1:

Exporteer de tabel tblAdressen in een dBaseIV-formaat naar het bestand adres.dbf op een A-schijf.
Importeer daarna dit bestand opnieuw in de leerling.mdb database. Vergelijk de oorspronkelijke en de geïmporteerde tabel.

vraag 2:

Van welke pakketten kan men gegevens koppelen - importeren?

vraag 3:

Uit een access MDB-file van 10 MB wil je een tabel gemeenten, bestaande uit postnummer en gemeente via floppy doorgeven aan een andere accessgebruiker. Hoe kan dat?

vraag 4:

Hoe zie je in het tabelvenster het onderscheid tussen een gekoppelde en geïmporteerde tabel?

vraag 5:

De leerlingenadministratie van een school werd in foxpro ontwikkeld. Door de mogelijkheden van access denkt men eraan om over te schakelen naar access. Hoe kan men dat het best organiseren?

Antwoorden