7.6 Draaitabellen

Je leerde in Access wat totaalquery's en kruistabelquery's zijn. Wat in Excel draaitabellen genoemd wordt dekt de twee termen uit Access. Je hoeft echter Access niet te kennen om draaitabellen te kunnen gebruiken.

Een draaitabel maak je op basis van een lijst. Een lijst is een reeks werkbladrijen die bij elkaar behorende gegevens bevatten, zoals een facturendatabase of een reeks namen en telefoonnummers van klanten. Je kunt een lijst als een database gebruiken waarbij rijen records en kolommen velden zijn. De eerste rij van de lijst bevat de labels voor de kolommen.

Stel dat onderstaande tabel de gegevens bevat van een vrijetijdsclub. Je kan er een of andere hobby beoefenen. Je vindt er de gegevens van alle leden die toetraden tot de club tijdens het stichtingsjaar. De twee laatste kolommen geven aan hoe dikwijls een lid naar de wekelijkse vergadering kwam in 1997 en in 1998. Let erop dat de kolommen een titel hebben. Deze wordt bij draaitabellen gebruikt als 'veld'. Deze titel mag bovendien géén spaties bevatten, anders krijg je problemen met formules (7.6.4.4).

7.6.1. Een draaitabel maken

7.6.1.1 De draaitabelwizard

Plaats de cursor ergens IN de lijst. Kies Data, Draaitabelrapport. Je start zodoende de wizard.

Mogelijkheden:

In het voorbeeld komen de gegevens uit een Excel-werkblad. De eerste keuze is dus goed.
De tweede mogelijkheid laat je toe om bijvoorbeeld gegevens uit een Access-database te gebruiken.
Met de 3e keuze kan je meerdere celbereiken selecteren die samen de brongegevens voor de draaitabel uitmaken.
Je kan tenslotte een draaitabel baseren op een andere - reeds bestaande - draaitabel.

Excel detecteert zelf het celbereik van de lijst wanneer je de cursor erin plaatst vòòr het starten van de wizard. Dit is namelijk tot aan de eerste lege rij of lege kolom vanaf de plaats van de cursor of tot aan de rand(en) van het werkblad. Je kan uiteraard zelf een ander celbereik aanduiden.

Een eenvoudige draaitabel bestaat meestal uit 3 delen:

de items die je als rijtitel wil
de items die je als kolomtitel wil
de gegevens zelf die je in de tabel wil uitzetten

Rechts vind je de titels die je in de Excellijst boven de gegevens hebt geplaatst.

Je wil een tabel maken waarin je per gemeente en per geslacht het aantal leden van de club telt.

Werkwijze:

sleep de knop 'woonplaats' naar het vak RIJ
sleep de knop 'geslacht' naar het vak KOLOM
sleep de knop 'naam' naar het vak GEGEVENS

De knop 'naam' krijgt spontaan het label 'Aantal van naam'.

Je kan een verkeerdelijk gesleepte knop verwijderen door deze naar het grijze gedeelte van het venster te slepen.

Je kan de draaitabel op een nieuw werkblad plaatsen vanaf de cel A1 of een beginadres opgeven op het huidige werkblad. Dat laatste kan je typen of aanklikken. Je kiest 'Nieuw werkblad'.

Klik nu op voltooien om de draaitabel te laten maken.

Geef het blad waarin de draaitabel is gemaakt de naam 'Draaitabellen'.

De zopas gemaakte draaitabel ziet er als volgt uit:

Je ziet in de cel A1 de tekst 'Aantal van naam'. Meer in het algemeen zie je de naam van het gegevensveld.
Tevens worden standaard rij- en kolomtotalen gemaakt.
Behalve de draaitabel zelf zie je waarschijnlijk de werkbalk 'Draaitabel'. Aanvankelijk gebruik je deze knoppen:

	Wizard draaitabellen
	Draaitabelveld
	Gegevens vernieuwen

Je kan de werkbalk steeds aan- of uitzetten via Bewerken, Beeld, Werkbalken, Draaitabel.

7.6.1.2 Delen van een draaitabel

Definities:

Rijvelden zijn velden uit een bronlijst of -tabel waaraan een rij-oriëntatie in een draaitabel is toegekend. In het voorbeeld zijn Product en Verkoper rijvelden. De binnenste rijvelden, zoals Verkoper, liggen het dichtst bij het gegevensgebied. De buitenste rijvelden, zoals Product, liggen links van de binnenste rijvelden.
Een kolomveld is een veld uit een bronlijst of -tabel waaraan een kolomoriëntatie in een draaitabel is toegekend. In het voorbeeld is Kwartalen een kolomveld met twee items, Kw2 en Kw3. De items van de binnenste kolomvelden liggen het dichtst bij het gegevensgebied. De buitenste kolomvelden liggen boven de binnenste kolomvelden (in het voorbeeld ziet u slechts één kolomveld).
Een gegevensveld is een veld uit een bronlijst of -tabel dat gegevens bevat. In het voorbeeld is Som orderbedragen een gegevensveld waarin de gegevens van het veld of de kolom Orderbedrag worden samengevat.In een gegevensveld worden doorgaans numerieke gegevens samengevat, zoals statistische gegevens of verkoopcijfers. De onderliggende gegevens kunnen echter ook tekst zijn. Tekst wordt standaard in een draaitabel bij elkaar gebracht met de functie Aantal en numerieke gegevens worden standaard samengevat met de functie Som.
Het gegevensgebied is het gedeelte van een draaitabel dat samengevatte gegevens bevat. De cellen van het gegevensgebied bevatten de samengevatte gegevens van de items in de rij- en kolomvelden. De waarden in de cellen van het gegevensgebied vormen de samenvatting van de gegevens uit de bronrecords of -rijen. In het voorbeeld is de waarde in cel C6 het totaal van de orderbedragen in de bronrecords die de items Vlees, Miedema en Kw2 bevatten.
Items of labels zijn een subcategorie van een draaitabelveld. In het voorbeeld zijn Vlees en Vis items in het veld Product. Items vertegenwoordigen unieke gegevens in hetzelfde veld of dezelfde kolom in de brongegevens. Items worden als rij- of kolomlabels weergegeven of in de vervolgkeuzelijsten voor paginavelden.
Een paginaveld is een veld uit een bronlijst of -tabel waaraan een pagina-oriëntatie in een draaitabel is toegekend. In het voorbeeld is Regio een paginaveld waarmee u het totaal aan gegevens per regio kunt filteren. Wanneer u op een ander item in een paginaveld klikt, verandert de draaitabel en worden de gegevens weergegeven die daarmee corresponderen.
Item in paginaveld of label: elke unieke invoer of waarde uit het veld of de kolom in de bronlijst of -tabel wordt een item in de lijst voor een paginaveld. In het voorbeeld wordt het item Oost voor het paginaveld Regio weergegeven en worden in de draaitabel alleen de samengevatte gegevens van de regio Oost weergegeven.

7.6.1.3 Delen van een draaitabel selecteren

Er is in Excel naast de gewone manier om cellen te selecteren een selectiemethode voor draaitabellen. Het is best deze altijd te gebruiken. Het belang van het onderscheid tussen de 2 selectiemethoden bestaat erin dat bij gebruik van de gewone methode alle opmaakkenmerken verloren gaan telkens je de tabel hernieuwt!

Rechts klikken IN eendraaitabel geeft toegang tot een snelmenu. Hier vind je een reeks alternatieven voor knoppen uit de werkbalk.

Bij 'Selecteren' heb je volgende mogelijkheden:

Wil je een label en/of de bijhorende gegevens selecteren dan moet je in dit snelmenu de gepaste keuze maken. Je vindt de 3 knoppen ook op de werkbalk 'Draaitabellen'.
Je kan de selectiemethode voor draaitabellen aan of uitzetten door 'Selectie activeren' aan te klikken.

Aanvulende mogelijkheden:

Als een draaitabel meerdere rijvelden bevat, klikt u net zo vaak totdat de selectie alleen het gewenste item bevat. Als een draaitabel bijvoorbeeld vier verschillende rijvelden bevat, moet u viermaal op een item in het binnenste rijveld klikken om het item slechts eenmaal te selecteren.
Als u totalen wilt selecteren, klikt u op een willekeurig totaal om alle totaalrijen voor het veld te selecteren en klikt u vervolgens nogmaals op het totaal om alleen de huidige totaalrij te selecteren.
U kunt meerdere items selecteren. Klik eerst zo vaak als nodig is om een van de gewenste items te selecteren. Houd vervolgens SHIFT ingedrukt en klik, of houd CTRL ingedrukt en klik om binnen hetzelfde veld meerdere items te selecteren. Houd CTRL ingedrukt en klik om geselecteerde items te annuleren.

Oefeningen:

Benoem de onderdelen van ons draaitabelvoorbeeld.
Maak op het blad Draaitabellen vanaf A10 een overzicht van het aantal leden per geslacht (rijveld) en per hobby(kolomveld).
Selecteer alle items van het veld 'hobby' en kleur ze rood. Deactiveer de draaitabelselectiemethode en kleur de getallen in het gegevensgebied blauw. Hernieuw nu de draaitabel. Je krijgt

7.6.2. Een draaitabel wijzigen

TIPS

Je kan rijvelden, kolomvelden en paginavelden uit een draaitabel verwijderen door ze gewoon uit de tabel te slepen!
Je kan items binnen een veld verslepen. Je wijzigt dus de volgorde!
Je kan rijvelden en kolomvelden verslepen tot kolom- en rijvelden!
Je kan gegevensvelden naast i.p.v. onder elkaar afbeelden door de knop 'Gegevens' te verslepen in de gewenste richting!

Om velden toe te voegen moet je via de wizard werken: je wil bijvoorbeeld de vorige draaitabel uitbreiden zodat de gegevens per gemeente kunnen geraadpleegd worden. Plaats de cursor in de tweede draaitabel op het blad Draaitabellen en klik . Je komt dan bij stap 3 van de wizard.

Je sleept het veld woonplaats naar het vak PAGINA. Je maakt op die manier een paginaveld. Dat wil zeggen dat in een keuzelijst de verschillende gemeenten kunnen geselecteerd worden. Bij elke nieuwe selectie wordt de draaitabel automatisch aangepast.

Dubbelklik op het veld 'Aantal van naam' en je ziet het venster met de eigenschappen van dit veld zoals hieronder afgebeeld.

7.6.3. Eigenschappen van draaitabelvelden

Er zijn 4 soorten draaitabelvelden: rij- en kolomvelden, paginavelden en gegevensvelden. De eerste 3 hebben ale dezelfde eigenschappen. Een gegevensveld heeft andere.

Plaats de cursor op een waarde of label van één van de velden, klik of klik rechts en kies Veld in het snelmenu en je komt in het eigenschappenvenster van het betreffende veld.

7.6.3.1 Eigenschappen van gegevensvelden

Je kan in dit venster de naam van het veld veranderen. Dit is slechts een label bij het bronveld. Je maakt er hier 'Hoeveel(%)' van.

Je kan van het voorgestelde gegeven het aantal laten tellen zoals hier. Gaat het om een numeriek veld dan kan je ook bijvoorbeeld de som, het gemiddelde, de grootste/kleinste waarde laten afbeelden.

Klik op 'Getal' en je kan de getalopmaak instellen precies zoals de celeigenschapppen van een 'gewone' werkbladcel.

Klik je 'Opties' aan dan wordt het eigenschappenvenster uitgebreid met het vak 'Gegevens weergeven als'. Kies hier '% van rij'. Je stelt de weergegeven waarden aldus voor als procent van het rijtotaal. Je kan ook '% van kolom' en '% van totaal' selecteren.


De lijst voor Aalst zie je hierboven.Het ware handig naast de procenten ook de aantallen te kunnen zien. Plaats de cursor ergens in de draaitabel, klik en je komt bij stap 3 van de wizard.	Je kan nu een tweede veld in het vak gegevens slepen. Je mag zelfs een tweede maal 'naam' kiezen. Verander het label in 'Hoeveel'. In het vak 'Samenvatten per' staat standaard 'Aantal'. Dit laat je zo. Het resultaat voor Aalst staat hierboven.

Oefening: Beeld de aantallen in het rood af indien kleiner dan 2, anders in het blauw (zoals hierboven).

7.6.3.2 Eigenschappen van rij- en kolomvelden

Je wil uitzoeken wanneer het eerste lid ingeschreven werd voor fietsen, lezen en tennis. Maak een nieuwe draaitabel vanaf A25 op het blad 'Draaitabellen'. Kies het veld 'ingeschreven op' als gegevensveld, kies de functie 'Min' en stel de getalopmaak in op 'Aangepast' en vul 'jj-mm-dd' in.

Blijft dan nog de selectie van de hobby's. Je moet hiertoe de eigenschappen van het veld hobby zichtbaar maken. 'hobby' is geen gegevenveld maar een rijkop of rijtitel. De selectie gebeurt echter op dezelfde wijze als voor een gegevensveld. Je hebt de keuze:

bij stap 3 van de wizard dubbelklikken op het veld
in de draaitabel het label van het veld of een waarde ervan selecteren en (Draaitabelveld) aanklikken.

Je kan de plaats van het veld in de draaitabel wijzigen in het vak 'Richting'.

De eigenschap 'Subtotalen' komt verder aan bod.

Je verbergt de items film en muziek door deze woorden aan te klikken in het vak 'Items verbergen'. Je kan een keuze ongedaan maken door er nogmaals op te klikken.

7.6.3.2 Eigenschappen van paginavelden

Zoals reeds gezegd hebben paginavelden dezelfde eigenschappen als rij- en kolomvelden.

7.6.3.4 Eigenschappen(opties) van de draaitabel zelf

	Eindtotalen in een tabel als deze zijn natuurlijk niet zinvol. Je wil dus een tabel zoals hiernaast.
	Ga naar stap 4 van de wizard en klik 'Opties' of klik rechts in de tabel en kies 'Opties'. Je komt dan in het venster hiernaast. Daar kan je o.a. de rubrieken 'Eindtotaal kolommen' en 'Eindtotaal rijen' aanklikken of wegklikken.

7.6.4. Bewerkingen in draaitabellen

De werkbalk 'Draaitabellen' bevat 2 knoppen om gegevens te groeperen en 2 om details te tonen/verbergen.

	Groeperen
	Groeperen opheffen
	Details tonen
	Details verbergen

7.6.4.1 Groeperen van gegevens

	Je kan meerdere items die bij een rij- of kolomlabel horen samennemen indien het om numerieke gegevens gaat. Stel je wil een overzicht van de aanwezigheden voor 1997 zoals hiernaast afgebeeld.
	Plaats de cursor bij het rijlabel 'aanwezig 97' en klik op . Je vult het venster 'Groeperen' in zoals hiernaast aangegeven. Klik je op dan hef je de ingestelde groepering weer op.

7.6.4.2 Details tonen en verbergen

7.6.4.2.1 Details tonen IN een draaitabel zelf

Je kan bij een rij- of kolomveld details tonen die IN de draaitabel zelf worden afgebeeld. Dit kan meer specifiek:

voor alle items van een rij- of kolomveld
voor één of meerdere items van een rij- of kolomveld

7.6.4.2.1.1 Details tonen voor ALLE items van een rij- of kolomveld

Stel je wil de inschrijvingsdatum en de naam van de eerst ingeschrevene per hobby en per geslacht kennen. Het resultaat moet een overzicht zijn zoals hiernaast.

	Maak eerst een draaitabel met als rijveld 'hobby' en als gegevensveld 'ingeschreven op'. Bij de eigenschap 'Samenvatten per' van het gegevensveld vul je 'Min' in. Dit is de datum waarop het eerste lid voor de betreffende hobby werd ingeschreven.
	Klik het rijveld 'hobby' aan en Hier kan je het veld aanwijzen dat je bij 'hobby' als detail wil weergeven. Kies 'geslacht'.
	Selecteer het rijveld 'geslacht' en klik nogmaals . Kies dit keer als veld 'naam'.
	Je ziet nu alle namen. Waneer je de naam van de eerst ingeschrevene per hobby vraagt heeft het uiteraard geen zin om meerdere namen te krijgen. Je krijgt in feite 'de eerst ingeschrevene per naam' wat zoveel wil zeggen als iedereen!
	Selecteer het label 'naam' en klik op . Je ziet dan de eigenschappen van het draaitabelveld. Kies de knop 'Geavanceerd' en vul het venster 'Opties voor AutoWeergeven' in zoals hiernaast.
	Om aan de duiden dat misschien niet alle details van een rij- of kolomveld getoond worden, wordt de veldnaam in het blauw afgebeeld. In dit voorbeeld wordt inderdaad slechts de eerste naam per hobby en per geslacht getoond.

opmerkingen:

Eigenlijk wordt het veld dat aangeklikt wordt in het venster 'Details toevoegen' als rij- of kolomveld toegevoegd in de draaitabel. Het vorige voorbeeld kan je dus ook maken door in de draaitabel zelf 3 rijvelden te slepen: hobby, geslacht en naam.

7.6.4.2.1.2 Details tonen voor SOMMIGE items van een rij- of kolomveld

Voorbeeld: je verbergt de gegevens voor film en muziek:

selecteer het rijveld 'hobby' en klikt op
klik bij 'items verbergen' de te verbergen items aan

7.6.4.2.2 Details tonen BUITEN een draaitabel

Wanneer je een waarde van het gegevensgebied selecteert en je vraagt hierover details door te klikken, dan worden op een afzonderlijk werkblad alle VOLLEDIGE records die in de aangewezen waarde samengevat zijn, weergegeven.


Selecteer de 6 naast Kortrijk en vraag de details door op te klikken. Op een nieuw werkblad zie je over de 6 leden alle gegevens voor zover ze in het celbereik van de lijst bij het maken van de draaitabel werden opgenomen. Hier werden de 2 laatste kolommen NIET opgenomen.

Opmerking:

In plaats van aan te klikken kan je dubbelklikken op een rijveld/kolomveld, item(s) van een rijveld/kolomveld of een waarde om details te zien of te verbergen.

Rechts klikken op een draaitabelveld geeft toegang tot een snelmenu (cfr hoger). Hier vind je een reeks alternatieven voor knoppen uit de werkbalk.

Heb je meerdere rij- of kolomvelden dan heb je i.v.m. het tonen van details verschillende mogelijkheden naargelang de selectie van het ogenblik waarop je details toont of verbergt. Experimenteer ermee.

7.6.4.3 Sorteren in een draaitabel

7.6.4.3.1.Onderdelen in een draaitabel sorteren op de labels

Selecteer het veld dat u wilt sorteren of een item ervan en klik de gewenste sorteerknop op de werkbalk 'Standaard' of kies Data, Sorteren
Als u automatisch op de labels wilt sorteren wanneer u de draaitabel vernieuwt of de lay-out hiervan wijzigt, klikt u op het veld dat u wilt sorteren en vervolgens op Draaitabelveld op de werkbalk Draaitabel. Klik op Geavanceerd en klik onder Opties voor AutoSorteren op Oplopend. Klik in het vak Veld op het veld dat u wilt sorteren.

7.6.4.3.2. Onderdelen in een draaitabel sorteren op de waarden in het gegevensgebied

Selecteer het veld met de onderdelen die u wilt sorteren en klik op de gewenste sorteerknop op de standaard werkbalk of kies Data, Sorteren. Je kan ook naar de eigenschappen van het veld gaan (cfr. 4.3.1.) Als u een kolomveld selecteert, worden de onderdelen van links naar rechts gesorteerd. Als u een rijveld selecteert, worden de onderdelen van boven naar beneden gesorteerd.
Als u de nieuwe sorteervolgorde niet wilt behouden wanneer u de tabel vernieuwt of de lay-out hiervan wijzigt, kunt u de onderdelen handmatig sorteren. Klik onder Opties voor AutoSorteren op Handmatig en klik tweemaal op OK. Selecteer het veld dat u wilt sorteren en klik op Sorteren in het menu Data. Typ in het vak Sorteren op een cel uit het gegevensgebied met een waarde op basis waarvan u wilt sorteren.

7.6.4.4 Formules in een draaitabel

Je kan in het gegevensgbied resultaten van berekeningen met gegevensvelden opnemen. Je maakt hiertoe een berekend veld.
Je kan ook rij- en/of kolomitems toevoegen die het resultaat zijn van bewerkingen met andere items. Dat zijn berekende items.
In het voorbeeld zijn 'Samen' en '+/-' berekende velden terwijl 'Binnen' en 'Buiten' ,'OOSTVL' en 'WESTVL' berekende items zijn.

Plaats de cursor in een draaitabel met als rijveld 'hobby' en als gegevensvelden 'Aanw97' en 'Aanw98'..

In de werkbalk 'Draaitabel' vind je de menukeuze 'Draaitabel' met een keuzelijst.

De plaats ven de cursor bepaalt welke keuzes geactiveerd kunnen worden. Je maakt eerst het berekend veld om de aanwezigheden van 97 en 98 samen te tellen. Zet de cursor dus ergens in het gegevensgebied en kies Formules, Berekend veld.

7.6.4.1 Berekende velden

Je geeft het berekend veld een naam en vult een formule in. Hierbij kan je uiteraard enkel een numerieke uitkomst hebben. In de formule mogen de namen van de velden uit de lijst gebruikt worden voor zover ze numerieke waarden voorstellen. Ook mag je functies gebruiken indien er geen parameter(s) vereist zijn in de vorm van een celadres. Je kan de veldnamen uit de lijst uiteraard aanklikken i.p.v. ze te typen.

Vul het venster in zoals hiernaast.

Oefening:

Maak zelf het berekend veld om de procentuele stijging/daling in de aanwezigheden tussen 97 en 98 te berekenen.

7.6.4.2 Berekende items

Zet de cursor op het rijveld 'hobby' of op een item ervan en kies Draaitabel, Formules, Berekend item. In het voorbeeld worden de hobbies die binnen kunnen beoefend worden als één groep beschouwd. De respectievelijke aantallen worden samengeteld. Je kan dus ook met items van rij/kolomvelden werken.

Het resultaat van deze formule is dat aan de lijst van items in het rijveld 'hobby' er een wordt toegevoegd met het label 'Binnen'. De getallen die je erachter vindt in het gegevensgebied zij het resultaat van de gemaakte formule.

Oefeningen:

Maak zelf een analoge formule voor de hobbies die buiten beoefend worden (fietsen + tennis).
Maak zelf het berekend item om de gegevens per provincie voor te stellen.

7.6.5. Externe gegevens in draaitabellen