2. Een werkblad: elementaire bewerkingen

2.1 Opslaan, openen, en zoeken

In dit hoofdstuk worden de elementaire bestandsbewerkingen in Excel 97 besproken. Zoals in de andere Office-programma’s kan elke bewerking op meerdere manieren uitgevoerd worden. We hebben er voor geopteerd om enkel de meest courante te bespreken.

Wat terminologie betreft, gebruiken we om een Excel bestand te benoemen de term werkmap. Dit kunnen we het best vergelijken met een (ring)map met daarin een of meerdere pagina’s. Deze pagina’s duiden we dan aan als werkbladen (of tabbladen).

 

2.1.1 Een nieuwe werkmap aanmaken

Bij het opstarten van Excel is er standaard een werkmap geopend. Je kan deze (al dan niet) sluiten, en een nieuwe werkmap openen. Dit doe je als volgt:

2.1.3 Een werkmap opslaan

Onder het menu bestand vinden we verschillende commando’s om een werkmap op te slaan:

Met bestand opslaan en bestand opslaan als, ... worden alle werkbladen tegelijkertijd samengebundeld en bewaard in een werkmap.

a) Een werkmap voor de eerste keer opslaan

  1. Klik op het menu Bestand
  2. Kies de opdracht Opslaan als...
  3. Het volgende dialoogvenster verschijnt:

  4. In het vak Opslaan in kan je eventueel een andere schijf, of (sub)directory kiezen waarin de werkmap moet opgeslaan worden.
  5. Bij het vak bestandsnaam staat de standaardbenaming ‘Map1.xls’, die je beter kan vervangen door een betekenisvolle naam. Je hoeft zelf geen extensie toe te kennen, want een werkmap krijgt in Excel standaard de toevoeging xls.
  6. Dit lees je ook af uit het volgende vak: Bestand opslaan als. Hier kan je het bestand eventueel opslaan in een oudere versie van Excel.
  7. Klik op Opslaan om het bestand te bewaren.

 

b) Een bestaande werkmap opslaan

Als je wijzigingen hebt aangebracht aan een bestaande werkmap, dan kan je die bewaren onder dezelfde naam en dezelfde plaats als volgt:

 

c) Opslaan als HTML

Onder het menu bewerken kan je ook opteren voor opslaan als HTML. Er wordt dan een wizard opgestart die je stapsgewijze helpt bij het publiceren van Excel gegevens op een webpagina. De wizard converteert de gegevens:

 

2.1.3 Een werkmap sluiten

Om een werkmap te sluiten, maar niet het programma Excel, doe je het volgende:

 

 

2.1.4 Een werkmap openen

Werkmappen die je reeds op een schijf hebt bewaard, kan je opnieuw openen met:

TIP: De laatst gebruikte werkmappen kunnen ook snel opgevraagd worden door helemaal onderaan in het menu Bestand te klikken op de naam.

 

 

2.2 Verplaatsen, kopiëren, plakken en wissen

Deze bewerkingen hebben betrekking op de inhoud van een werkblad. De werkwijze is dezelfde voor een groep cellen als voor een individuele cel.

2.2.1 Verplaatsen

Dit kan met de muis of met de opdracht knippen en plakken.

  1. Je selecteert een cel of een groep cellen.
  2. Je plaatst de muisaanwijwer op een van de

    3. randen van het geselekteerde blok

    (zodat deze in een pijl verandert).

  3. Je sleept de selectie naar de cel in de linkerbovenhoek van het plakgebied. (=het doelgebied voor gegevens die m.b.v. het klembord zijn geknipt). De bestaande gegevens in het plakgebied worden nu automatisch vervangen.

 

  1. Je selecteert een cel of een groep cellen
  2. Je klikt op het menu bewerken, de optie knippen. De cellen worden omrand door een bewegende stippellijn.
  3. Je klikt de cel aan vanaf waar de geselecteerde cellen verplaatst (geplakt) moeten worden.
  4. Daar kies je voor de opdracht plakken uit het menu bewerken, of uit het snelmenu (door met de rechtermuisknop te klikken IN de selectie).

 

 

8 Deze opdrachten kunnen eveneens uitgevoerd worden met de knoppen

knippen en plakken

 

 

2.2.2 Kopiëren
  1. Je selecteert een cel of een groep cellen.
  2. Je klikt op het menu bewerken , de optie kopiëren. De cellen worden omrand door een bewegende stippellijn.
  3. Je klikt de cel aan vanaf waar de eerder geselecteerde cellen gekopieerd (geplakt) moeten worden.
  4. Daar kies je voor de opdracht plakken uit het menu bewerken. De cellen blijven op hun oorsponkelijke lokatiem en worden gekopieerd op de plaats die je hebt aangeduid.

8 Deze opdrachten kunnen eveneens uitgevoerd worden met de knoppen

kopiëren en plakken

 

 

Als je de muisaanwijzer op het kleine zwarte

vierkantje in de rechterbenedenhoek (vulgreep)

van een cel of cellenbereik plaatst, verandert

deze in een klein zwart kruisje.

Hiermee kan je de inhoud van de cel slepen naar

aaneengrenzende cellen.

Naast het simpelweg kopiëren kan je met de vulgreep ook verschillende typen reeksen automatisch doorvoeren door cellen te selecteren en de vulgreep te slepen, en dit voortbouowend op bestaande cellen (zie § 3.2).

 

2.2.3 Wissen of verwijderen

Een cel of een reeks cellen kan je verwijderen als volgt:
  1. Selecteer het bereik.
  2. Kies Bewerken en dan Verwijderen.
  3. Je krijgt het volgende dialoogvenster:

Vervolgens markeer je het gewenste keuzerondje en bevestig je met OK.

opmerking:

In Microsoft Excel worden formules automatisch bijgewerkt. Verwijzingen naar verplaatste cellen worden automatisch aangepast aan de nieuwe locaties. Indien een formule echter verwijst naar een cel die is verwijderd, wordt de foutwaarde #VERW! weergegeven.

 

 

  1. Selecteer de cellen, rijen of kolommen die je u wil wissen.
  2. Wijs Wissen aan in het menu Bewerken en klik vervolgens op een van de vier opties: Alles, Inhoud, Opmaak of Opmerkingen.

Opmerkingen

 

2.2.4 Invoegen

Een cel of een reeks cellen kan je invoegen als volgt:

  1. Selecteer het bereik.
  2. Kies invoegen cellen
  3. Markeer het gewenste keuzerondje en kllik op OK

keuzerondje

toelichting

cellen naar rechts verplaatsen

Voegt een lege reeks in ter grootte van de geselecteerde reeks en verschuift alle eronder liggende cellen naar rechts om de benodigde ruimte te creëren.

cellen naar beneden verplaatsen

Voegt een lege reeks in ter grootte van de geselecteerde reeks en verschuift alle eronder liggende cellen naar beneden om de benodigde ruimte te creëren.

hele rij

Voegt een aantal lege rijen in overeenkomstig het aantal uit de geselecteerde reeks en verschuift alle eronder liggende rijen naar beneden om de benodigde ruimte te creëren.

hele kolom

Voegt een aantal lege kolommen in. overeenkomstig het aantal uit de geselecteerde reeks en verschuift alle eronder liggende kolommen naar rechts om de benodigde ruimte te creeren.

2.3 Rijen en kolommen invoegen en verwijderen

2.3.1 Rijen en kolommen verwijderen

Als je een of meer rijen of kolommen wilt verwijderen, ga je als volgt te werk:

  1. Selecteer de rij(en) of de kolom(men) door te klikken op de betreffende rij- of kolomkoppen (respectievelijk rijnummer, kolomletter). Let erop dat de muisaanwijzer niet verandert, want dan verbreed je de de rij of kolom.
  2. Geef de menu-opdracht Bewerken, verwijderen.

Dit verwijderen kan verschillende gevolgen hebben:

 

2.3.2 Rijen en kolommen invoegen

Als je een of meer rijen of kolommen wiltinvoegen, ga je als volgt te werk:

  1. Selecteer de rij(en) of de kolom(men) waarvoor je rijen of kolommen wilt invoegen: gebruik hiervoor terug rijnummers of kolomletters.
  2. Geef de menu-opdracht Invoegen, Rijen of kolommen.

Het invoegen kan verschillende gevolgen hebben:

 

 

2.4 Afdrukken

Het afdrukken van een werkblad wordt grotendeels bepaald door Windows, omdat daar de printer wordt geïnstalleerd. Hieronder bespreken we hoe je de specifieke afdrukinstellingen van Excel m.b.v. verschillende dialoogvensters bepaalt.

2.4.1 Afdrukinstellingen

Alle afdrukinstellingen vindt je onder het menu Bestand, Afdrukken.

  1. In het vak printer kan je de printer selecteren (die reeds onder Windows moet geïnstalleerd zijn). De instellingen van de gekozen printer kan je echter wijzigen met de knop Eigenschappen.
  2. In het vak Afdrukken vul je in of je een selectie, de geselecteerde werkbladen, of de ganse werkmap (alle tabbladen samen) wilt afdrukken.
  3. In het vak Afdrukbereik kan je opgeven of je alles of bepaalde pagina’s wilt afdrukken.
  4. In het vak Aantal kan je opgeven hoeveel afdrukken je wilt en of deze moeten worden gesorteerd.

 

2.4.2 Pagina-instelling

Meer afdrukinstellingen kan je instellen in het volgende dialoogvenster Pagina-instelling, dat je opent met het menu Bestand. In dit dialoogvenster vind je een aantal knoppen waarmee andere dialoogvensters kunnen geopend worden. Het vereist wel enige oefening om inzicht te krijgen in de geneste struktuur van de verschillende dialoogvensters.

 

 

Hierin bepaal je de instellingen voor de hele pagina.
  1. Met het vak stand stel je in of je de pagina staand (portrait) of liggend (landscape) afdrukt.
  2. Het vak schaal laat o.a. toe om de afdrukgrootte te verkleinen of vergroten tot een gewenst percentage. Dit heeft verder geen invloed op de gewone schermweergave.
  3. De keuzelijst Papierformaat bevat een aantal voorgedefineerde papierformaten.
  4. In de keuzelijst Afdrukkwaliteit kan je bepalen of die al dan niet: hoog, laag, gemiddeld of concept moet zijn.
  5. Je laat in het vak paginanummering starten de optie auto staan, ingeval je de pagina’s wilt nummeren vanaf pagina 1.

 

 

In het tabblad Marges stel je de marges van de pagina en de positie van de kop- en voetteksten in.

De marges wijzig je door de gewenste waarden in de tekstvakken te tikken of door de knoppen met de pijlpunten rechts van de tekstvakken aan te klikken tot de gewenste grootte. Vaak is het eenvoudiger om de marges met de muis te wijzigen door te klikken op de knop Afdrukvoorbeeld.

 

Kop-en voetteksten zijn handig als je het werkblad extra informatie wilt meegeven. Vaak worden bovenaan de afgedrukte pagina een koptekst met een titel (doorgaans de naam van het werkblad) en een datum geplaatst. Voetteksten bevatten gewoonlijk het paginanummer en soms de naam van het afgedrukte bestand.

Excel bevat een aantal standaard kop- en voetteksten. Deze selecteer je met respectievelijk de vervolgkeuzelijsten Koptekst en Voettekst. Je kan daarentegen ook zelf een kop- of voettekst definiëren. Daarvoor klik je op de knop Aangepaste koptekst of -voettekst.

Elke kop- en voettekst kan uit drie delen bestaan: één links uitgelijnd, één gecentreerd en één rechts uitgelijnd. Elk deel heeft een eigen tekstvak.

Daarin kan je met een aantal voorgedefineerde codes werken, maar je kan ook kiezen uit de volgende knoppen:

1 2 3 4 5 6 7

knop

code

resultaat

1

geen

de opmaak van de tekst aanpassen

2

&[pagina]

voegt een paginanummer in op de plaats waar de cursor staat.

3

&[pagina’s]

voegt het totaal aantal pagina’s in

4

&[datum]

voegt de systeemdatum in

5

&[tijd]

voegt de systeemtijd in

6

&[bestand]

voegt de bestandsnaam in van de actieve werkmap

7

&[werkblad]

voegt de naam in van het actieve werkblad (tabblad)

Het tabblad Blad laat o.a. toe om te bepalen of je de celrasterlijnen, de rij- en kolomkoppen en notities afdrukt.