3 Een werkblad: gevorderde bewerkingen

3.1 Selecties - namen

Een celbereik is een verzameling van cellen waarop één of meerdere acties uitgeoefend worden. Deze verzameling wordt als één geheel beschouwd.

Je kan een celbereik opbouwen van allemaal aangrenzende cellen en je kan een celbereik opbouwen van niet aangrenzende cellen.

Het selecteren van een celbereik kan op volgende manieren gebeuren:
- één rechthoekig celbereik of een selectie van aangrenzende cellen, C3:F5

• methode 1:
  - selecteer een hoekcel, C3
  - sleep de muis naar de diagonaal tegenoverliggende hoekcel F5.
  Deze methode is slechts handig voor een klein celbereik.
• methode 2:
  - selecteer een hoekcel C3
  - selecteer de diagonaal tegenoverliggende hoekcel terwijl je de SHIFT-toets ingedrukt houdt.
• methode 3:
  - selecteer een hoekcel C3
  - sla de F8-toets aan (op de statusbalk verschijnt UIT)
  - selecteer de diagonaal tegenoverliggende hoekcel F5
  - sla de F8-toets aan (op de statusbalk verdwijnt UIT)
  F8 zet de UITBREIDINGSMODUS aan en uit.
• Notatie: C3:F5

- een selectie van meerdere niet-aangrenzende cellen, C3;D5;E3

• methode 1:
  - selecteer de eerste cel C3
  - selecteer achtereenvolgens alle andere cellen (D5 en E3) terwijl je de CTRL-toets ingedrukt houdt
• methode 2:
  - selecteer de eerste cel C3
  - sla de F8-toets aan terwijl je de SHIFT-toets ingedrukt houdt (op de statusbalk verschijnt TOEV)
  - selecteer achtereenvolgens alle andere cellen (D5 en E3)
  - sla opnieuw de F8-toets aan, gecombineerd met de SHIFT-toets (op de statusbalk verdwijnt TOEV)
  SHIFT+F8 zet de TOEVOEGMODUS aan en uit.
• Notatie: C3;D5;E3

- selectie van één of meerdere rijen en/of kolommen

• Klik met de muis het rijnummer aan, om een volledige rij te selecteren, en de kolomletter om een volledige kolom te selecteren.
• Om meerdere rijen of kolommen te selecteren gelden de technieken van de celbereiken.
• Notatie: selectie van kolom C wordt genoteerd als C:C, selectie van rijen 1 t/m 3 wordt genoteerd als 1:3.

- selectie van het volledige werkblad

Klik met de muis op de knop, snijpunt van de rij- en kolomhoofdingen.

- bladen in een werkmap selecteren

Vorige selecties situeren zich in één werkblad. Indien je meer dan een blad selecteert, worden de wijzigingen die je op het actieve blad aanbrengt automatisch op alle andere geselecteerde bladen aangebracht. Het is mogelijk dat hierdoor gegevens op andere bladen worden vervangen.

Cellen of celbereiken benoemen kan handig zijn voor de celverwijzing in formules, macro's, grafieken, ...

- een naam geven aan een celbereik

Om dit te verduidelijken nemen we een werkblad waarin de omzet in hoeveelheden van een vijftal klanten over het eerste kwartaal van het jaar wordt weergegeven.

Willen we deze toepassing uitbreiden met de berekening van de omzet in BEF, dan moeten we voor elke klant en elke maand de omzet in hoeveelheden vermenigvuldigen met de prijs van het stuk zeep. Deze prijs werd ingevoerd in cel D3. Het is dus handig voor de formule dat we aan deze cel D3 de naam 'prijs' toekennen.

• selecteer cel D3

• typ in het vak 'naam', waar normaal het adres van de actieve cel wordt weergegeven, de naam die je aan de selectie wenst toe te kennen: prijs

• sla deze invoer op met de ENTER-toets.

- een naam toepassen in formules

Als we de omzet van klant Pinsaert willen uitdrukken in BEF dan moeten we de omzet in hoeveelheden uit cel B7 vermenigvuldigen met de prijs in cel D3. Vermits we cel D3 de naam 'prijs' hebben gegeven, gebruiken we deze naam in de formule.

- celverwijzingen in formules omzetten in namen

Bestaat de tabel met formules reeds en ken je pas achteraf de naam 'prijs' toe aan cel D3, dan vervang je de celverwijzing in de formules als volgt:

selecteer het bereik met de formules waarin u de verwijzingen wilt vervangen door namen of, indien je de verwijzingen in alle formules op het werkblad in namen wilt veranderen, selecteer één cel
via het menu Invoegen - Naam kies je voor Toepassen.
klik in het vak 'Naam gebruiken' op de gewenste naam, 'prijs'

- een naam geven aan een blad in de werkmap

Wil je een volledig blad een naam geven dan klik je met de rechtermuisknop onderaan op de tab van het blad, kies je 'Naam wijzigen' in het snelmenu en typ je de nieuwe naam. In ons voorbeeld kunnen we het werkblad de naam 'omzet' geven.

- celverwijzingen raadplegen

Via de menukeuze Invoegen - Naam klik je op Definiëren. In het vak 'Naam' krijg je een overzicht van alle reeds toegekende namen. Voor de geselecteerde naam zie je in het vak 'Verwijst naar' de betrokken celverwijzing. Merk zowel de verwijzing naar het werkblad als de verwijzing naar de cel of celbereik in dat werkblad op.
Wil je in het werkblad een tabel met daarin de namen en hun celverwijzing dan ga je als volgt te werk: selecteer een blancocel in het werkblad als begincel voor de tabel maak de menukeuzes Invoegen - Naam - Plakken klik vervolgens op de opdrachtknop LIJST PLAKKEN. De tabel met namen en hun celverwijzing is nu te raadplegen in het werkblad.

- namen en/of celverwijzingen wijzigen

Via de menukeuzes Invoegen - Naam - Definiëren kan je. Klik in de lijst 'Namen in werkmap' op de naam die je wenst te wijzigen. Selecteer de naam in het vak 'Namen in werkmap' en typ een nieuwe naam voor de verwijzing. Klik op de opdrachtknop TOEVOEGEN om deze naam in de lijst op te nemen. Klik tenslotte op de oorspronkelijke naam en vervolgens op de opdrachtknop VERWIJDEREN om deze naam uit de lijst te schrappen.

3.2 Reeksen

Excel beschikt over een aantal ingebouwde tekstreeksen. Je kan ze bekijken via de menukeuzes Extra - Opties - tabblad 'Aangepaste lijst'.

Selecteer je een lijst in het linkervak, dan zie je de volledige lijstinhoud in het rechtervak.

Een nieuwe tekstreeks opnemen:
Met de keuze selectie 'NIEUWE LIJST' in het vak 'Aangepaste lijst' kunnen we uiteraard een eigen tekstreeks invoegen. Hierbij kunnen we de gegevens ofwel rechtstreeks invoeren in het vak 'Gegevens in lijst', ofwel importeren uit een werkblad. Voeren we de gegevens rechtstreeks in, dan wordt de lijst definitief opgenomen via de opdrachtknop TOEVOEGEN.

Voorbeeld: In het kader van een aantal sportkampen biedt een manège volgende mogelijkheden aan: ponyrijden, paardrijden, ruitertoerisme en avonturen-huifkartocht. Deze mogelijkheden werden eenmaal ingevoerd in het werkblad. Vermits die gegevens regelmatig aan bod komen voegen we ze samen in een tekstreeks.

Extra - Opties - Aangepaste lijst - NIEUWE LIJST Vermits de gegevens reeds in een werkblad zijn opgenomen klikken we op de werkbladknop rechts van het tekstvak 'Lijst importeren uit cellen'.
	We selecteren de reeds ingevoerde tekstreeks en klikken vervolgens op de terugkeerknop
	Met de opdrachtknop IMPORTEREN wordt de geselecteerde reeks aan de bestaande tekstreeksen toegevoegd.
	Uiteraard kan de lijst worden bewerkt, typ de gewenste wijzigingen in het vak 'Gegevens in lijst' en klik vervolgens op TOEVOEGEN.. Klik op VERWIJDEREN als je de lijst wilt verwijderen.

Opmerking: De ingebouwde lijsten voor maanden en dagen kunnen niet worden bewerkt, noch worden verwijderd.

Speciaal geval: een tekstreeks bestaande uit cijfergegevens.
Een aangepaste lijst kan tekst of tekst gecombineerd met getallen bevatten. Wil je een aangepaste lijst maken die alleen uit getallen bestaat, bijvoorbeeld productnummers, volg je volgende werkwijze:

	Selecteer voldoende lege cellen voor de lijst. Geef de lege cellen de opmaak Tekst via de celeigenschappen. Typ nu de lijst met getallen in.
	Nu vormen deze productnummers een gewone tekstreeks. Deze tekstreeks kan, op de reeds aangehaalde werkwijze, geïmporteerd worden en worden toegevoegd aan de 'Aangepaste lijsten'.

Een bestaande tekstreeks gebruiken

• Typ, in een werbladcel, een item uit een bestaande lijst.
• Plaats de muiswijzer op de rechterbenedenhoek van deze cel.
• Sleep je naar ofwel naar rechts, ofwel naar beneden, dan wordt de lijst oplopend aangesproken en krijgen de cellen het volgende item uit die lijst als celinhoud.
• Sleep je ofwel naar links, ofwel naar boven toe, dan wordt de lijst aflopend aangesproken en krijgen de cellen het voorgaande ityem uit die lijst als celinhoud.

Enkele voorbeelden ter illustratie

	Typ in cel A1 'maandag'. Sleep deze cel over het bereik B1:E1 De overige werkdagen van de week worden automatisch ingevuld. De lijst wordt oplopend aangesproken.
Typ in cel A5 het getal 3124 als tekst. Sleep deze cel over het bereik A4:A1 De overige productnummers van de lijst worden automatisch ingevuld. De lijst wordt aflopend aangesproken!

Een getallenreeks en een datumreeks moeten niet in de verzameling van 'Aangepaste lijsten' opgenomen worden. De werkwijze verloopt als volgt:

Selecteer de eerste cel in het bereik en voer de beginwaarde voor de reeks in (het cijfer 5 in cel A1). Selecteer de volgende cel in het bereik en voer daar het volgende item van de reeks in (het cijfer 7 in cel A2). Het verschil tussen de twee beginitems bepaalt de hoeveelheid waarmee de reeks wordt verhoogd. Selecteer de beide cellen met de beginwaarden (A1:A2) en plaats de muiswijzer op de rechterbenedenhoek van deze selectie. Sleep over het gewenste bereik (A3:A7).

Selecteer de eerste cel in het bereik en voer de beginwaarde voor de reeks in (jan-97 in cel A1). Plaats de muiswijzer op de rechterbenedenhoek van deze selectie. Sleep, met de rechtermuisknop, over het gewenste bereik (B1:C1). Bepaal in het snelmenu hoe de datumreeks moet worden opgebouw: 'maanden doorvoeren' in het eerste voorbeeld, 'jaren doorvoeren' in het tweede voorbeeld.

Ook hier kan je met de sleeprichting bepalen of de reeks oplopend of aflopend moet worden verdergezet.

3.3 Adressering

Standaard is de relatieve adressering ingesteld. In volgende voorbeelden wordt de relatieve adressering geïllustreerd:

Kan je, in het laatste voorbeeld, voorspellen wat het resultaat zal zijn indien je de inhoud van cel B3 kopieert naar cel A5?

Indien het celadres in geen geval mag wijzigen gebruiken we in de formule een absolute adressering. In dit geval plaatsen we een $-teken voor kolom en/of rij-aanduiding die niet mogan wijzigen.

Belangrijke opmerking: Geven we aan cel D3 een naam, 'prijs', en gebruiken we die naam in de formule, vb. voor cel B16 =B7*prijs, dan is deze naam een absoluut adres en kunnen we deze formule meteen kopiëren naar de andere cellen in de tabel!

3.3 Grafieken

Werkbladgegevens kunnen worden weergegeven in een grafiek. Grafieken worden gekoppeld aan de werkbladgegevens waarop deze zijn gebaseerd, zodat grafieken automatisch worden bijgewerkt wanneer je de werkbladgegevens wijzigt.

Voorbeeld: in de toepassing van de omzet willen we de omzet inhoeveelheden van klant Pinsaert over de drie maanden grafisch voorstellen.

Selecteer in het werkblad 'omzet' het bereik dat grafisch moet worden voorgesteld. Wanneer je de kolom- en rijlabels in de grafiek wilt weergeven, neem je in de selectie ook de cellen met de labels op. Klik op knop . Hiermee start de Wizard Grafieken.
	Merk het gegevensbereik op: je herkent zowel de verwijzing naar het werkblad als naar het geselecteerde bereik in dit werkblad. Met de werkbladknop rechts van dit bereik kan je eventuele fouten in dit bereik herstellen. Met 'reeks in' geven we aan hoe de werkbladgegevens worden voorgesteld: per rij of per kolom. Selecteer 'Reeks in rijen' en klik op het tabblad 'Reeks' voor meer duidelijkheid. Het gegevensbereik bevat slechts 2 rijen, rij 6 en rij7. De reeks "Pinsaert" bevat de voor te stellen gegevens in rij 7. De labels voor de X-as staan in rij 6. Keren we terug naar het tabblad 'Gegevensbereik', selecteren we 'Reeks in kolommen' en keren we terug naar het tabblad 'Reeks' dan ziet de grafiek er totaal anders uit. Het gevensbereik bevat 4 kolommen, A:D. De A-kolom wordt gebruikt voor het label op de X-as. De overige 3 kolommen bevatten de weer te geven gegevens. In dit voorbeeld geven we de voorkeur aan 'Reeks in rijen'.
Via de gepaste tabbladen voeren we passende titels in, selecteren de gewenste rasterlijnen, schakelen de legenda uit en kunnen de gegevens op de balken plaatsen of het voorgestelde bereik in tabelvorm onder de grafiek weergeven.
	In deze laatste stap van de wizard kunnen we de grafiek opnemen in een werkblad of in een afzonderlijk grafiekblad. In het tekstvak voeren we de bladnaam in.
Het grafiekblad wordt automatisch toegevoegd in de werkmap.

- automatische herberekening

Ook hier heeft de automatische herberekening zijn invloed. Wijzig je de omzethoeveelheden in het grafiekbereik, dan wordt de grafiek automatisch volgens de nieuwe gegevens weergegeven.

-wijzigen van de grafiekinstellingen

Wens je één van de vier stappen uit de Wizard Grafieken te wijzigen dan kan dit via het menu 'Grafiek'.

Selecteer de grafiek en open het menu 'Grafiek':

Met de keuze 'Gegeevens toevoegen' kan je deze grafiek uitbreiden. Willen we bijvoorbeeld de omzetcijfers van klant Verbeke in diezelfde grafiek voorstellen dan voegen we volgend bereik toe:

Na aanpassing van de grafiektitel verkrijgen we volgend resultaat:

Plaats je de muiswijzer op één van de balken dan verschijnt een informatiekader met de naam en de waarde van het voorgestelde gegeven.

Deze mogelijkheid kan je in- of uitschakelen via de menukeuzes Extra - Opties - tabblad Grafiek: optie 'Namen weergeven' en optie 'Waarden weergeven'.